در چند سال اخیر عبارت دفاتر مجازی و خدمات آن بیشتر از قبل به گوش می‌خورد. ولی آیا می‌دانید مفهوم این عبارت چیست؟ خدمات مورد ارائه در دفاتر مجازی به چه نوعی است؟ البته بهتر است نگران نباشید. تیم همکال در این مقاله سعی دارد تا تمام نکات مرتبط با این نوع خدمات را به‌ اطلاع شما برساند. همچنین نحوه فعالیت در این دفاتر را نیز به ‌طور کامل با شما در میان بگذارد.

در یک تعریف کلی می‌توان اشاره کرد که در این دفاتر مجموعه عملیات مربوط به کسب‌وکار به آسان‌ترین شکل ممکن در حال انجام است. انواع فعالیت‌های مرتبط با این مرکز همچون ارائه شماره‌تلفن‌ها، اتاق‌های جلسه ساعتی و یا فکس‌های اینترنتی در دفاتر خدمات مجازی به‌ بهترین شکل ممکن در اختیار متقاضیان قرار می‌گیرند.

اهمیت خدمات دفاتر مجازی

دفاتر مجازی همان‌طور که از نامشان پیداست، هیچ‌گونه هزینه اضافی از بابت اجاره دفتر، تجهیز آن و مالیات‌های مختلف پرداخت نمی‌کنند. فعالیت خود را در فضای مجازی به ‌بهترین شکل ممکن انجام می‌دهند. با بهره‌گیری از این دفاتر، بسیاری از کارها و فعالیت‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن و بدون هر نوع محدودیت‌های نیروی کاری انجام می‌شوند. چرا که نیروهای پرسنلی مربوط به دفاتر مجازی، فعالیت خود را به‌ صورت دورکاری برای سازمان انجام می‌دهند.

هزینه پرداخت بیمه و مشکلاتی مانند این به ‌راحتی و آسانی رفع می‌شوند و کارفرما فقط با یک سایت اینترنتی تمام فعالیت‌های مفید و مستمر خود را به ‌بهترین شکل ممکن پوشش داده و به مشتریان خود ارائه می‌کند. در خدمات دفتر مجازی هیچ‌گونه محدودیت زمانی از بابت انجام کارها وجود ندارد. هر یک از کارکنان و پرسنل موجود در این دفاتر هر زمان از روز و شب که مایل باشند، می‌توانند فعالیت خود را انجام دهند.

در این نوع خدمات با استفاده از یک آدرس پستی، پاسخگویی تلفنی و تمام خدمات مهم و ضروری از طریق یک منشی دورکار انجام خواهند شد. این در نهایت کاهش هزینه‌ها و افزایش انعطاف‌پذیری را به‌ دنبال خواهند داشت.

شرایط لازم برای خدمات مجازی

برای انجام چنین فعالیتی می‌توانید بدون استخدام منشی حقیقی از یک سرویس منشی دورکار استفاده کنید. چرا که استفاده از خدمت منشی مجازی بهترین انتخاب برای مشاغل نوین است. به این صورت هزینه‌های استخدام و بیمه منشی حقیقی را از بین ببرید. با استفاده از خدمات دفتر مجازی، انجام تمام درخواست‌های مشتری نهایتا در چند دقیقه مورد بررسی قرار می‌گیرد. البته برای اطمینان و احراز هویت، شماره‌ موبایل فرد با کد ملی و شناسنامه او مطابقت داده می‌شود.

مشاغل خانگی و استارتاپ‌های مختلف که فعالیت خود را به ‌تازگی شروع کرده‌اند می‌توانند به ‌منظور پایین آوردن هزینه‌ها از خدمات دفتر مجازی استفاده کنند. به این ترتیب در ابتدای کسب‌وکار خود، متحمل هزینه‌های سنگین دفتر و مکانی برای پاسخگویی به مشتری نشوند. استفاده از ویدئوکنفرانس‌های مختلف، انعطاف این نوع فعالیت را تا حدود بسیار زیادی بیشتر کرده است.

به ‌دنبال آن، افزایش بهره‌وری نیز به میزان قابل‌توجهی در حال افزایش است. چرا که افراد با حذف رفت‌وآمدهای بی‌مورد به محل فعالیت خود، نیرو و انرژی بیشتری برای انجام کارها و فعالیت‌های مرتبط با شرکت پیدا می‌کنند. در نتیجه بهره‌وری و راندمان کاری شرکت نیز بالاتر خواهد رفت. یعنی به‌ عبارتی کارکنان در هر مکان و منطقه‌ای که حضور دارند می‌توانند برای افزایش عملکرد مجموعه مفید باشند.

نوع برقراری ارتباط در دفاتر مجازی

بهتر است به این نکته توجه کرد که خدمات دفاتر مجازی از طریق سیستم‌های مدرن VOIP است. یعنی دقیقا بر عکس سیستم‌های ارتباط تلفنی سنتی که از طریق سیم‌های مسی قابلیت برقراری تماس داشتند. در مدل VOIP تماس‌ها از طریق پهنای باند اینترنت امکان‌پذیر است. در این نوع ارتباط، هزینه‌های تماس تا حدود زیادی کاهش می‌یابد.

البته قابلیت این نوع برقراری ارتباط به اینجا ختم نمی‌شود، بلکه این داده‌ها امکان ذخیره‌سازی، جستجو و توزیع در هر سیستم اینترنتی را فراهم می‌کنند. در حالت کلی می‌توان گفت منشی دورکار و خطوط تلفن به ‌عنوان بال‌های خدمات دفتر مجازی مطرح هستند.

کارآفرینی که قصد برپا کردن کسب‌وکاری دارد، مسلما تمایل به پیشرفت در کارش دارد. ولی آیا او خود به ‌تنهایی می‌تواند رشد و پیشرفت قابل‌توجهی متوجه شغل و مهارت خود کند؟ مسلما پاسخ منفی است. باید با استخدام نیروهای متخصص در این زمینه بتواند به این هدف مهم دست یابد. او در ابتدای کار شاید سرمایه اندکی داشته باشد، پس برای حفظ آن سرمایه اندک می‌تواند به فکر خدمات دفتر مجازی باشد.

استفاده از منشی مجازی نیز می‌تواند در رونق کسب‌وکار شما با اهمیت باشد. برخی از عرضه‌کنندگان خدمات دفتر مجازی اپراتورهای شبانه هم دارند تا کنترل تماس‌های مشتریان را در 24 ساعته شبانه‌روز انجام دهد. زمانی که درخواست‌های شبانه‌روزی مشتریان در هر ساعت از روز و شب پاسخ داده می‌شود، تاثیر مثبتی در کسب‌وکار هدف خواهد داشت.

خدمات مورد ارائه در دفاتر مجازی

فعالیت‌های مفید و مستمری در دفاتر مجازی انجام می‌شوند. خدمات مورد ارائه در دفاتر مجازی که اهمیت زیادی دارند، شامل بهره‌گیری از امکانات ایمیل مارکتینگ، بهره‌گیری از خدمت نرم افزار CRM، ایجاد ویدئوکنفرانس‌های مختلف، کنترل بر ترافیک‌ها و توزیع تماس‌های مختلف ورودی، گزارش‌گیری و تحلیل کارکردها، استفاده از فکس ‌اینترنتی، تلفن گویا، ذخیره مکالمات و … می‌شوند. تمامی این موارد در دفاتر خدمات مجازی به ‌بهترین شکل ممکن انجام می‌شوند.

سخن پایانی

خدمات دفتر مجازی بسیار عالی و رضایت‌بخش هستند، اما این حس رضایت، زمانی محقق خواهد شد که کارکنان و پرسنل دورکار، تعهد کاری داشته باشند و انضباط شغلی را در راس فعالیت‌های کار خود قرار دهند. اگر پرسنلی این تعهدها را نداشته باشد، مدیریت او کار دشواری خواهد بود. در مرحله بعدی توجه به برنامه‌ریزی منظم نیز تا حدود بسیار زیادی در پیشرفت کارها تاثیر مثبت دارد.

دفتر مجازی یک پدیده نوین و نوپا است. مانند یک هواپیمای سریع فرد را در کوتاه‌ترین زمان ممکن به مقصد می‌رساند. می‌توان گفت این مهارت و تلاش فرد است که بتواند از این کسب‌وکار جدید نهایت استفاده را به نفع خود به ‌کار گیرد. مرکز تماس همکال می‌تواند منشی دورکار در اختیار شما قرار دهد که بتواند کمکی در شرایط اقتصادی موجود برای کسب‌وکارهای مختلف باشد.