مفهوم دفتر مجازی ریشه در انقلاب صنعتی دارد؛ همان جایی که ایده کار از خانه شروع شد. دفتر مجازی تحولی عظیم در سیستم سنتی کسب‌وکار به وجود آوردند. شاید شما هم ذهنتان رسیده باشد که آیا می‌توان یک دفتر کار با تمامی تجهیزات به‌صورت مجازی راه‌اندازی کرد؟ اگر مایل هستید بدانید که دفتر مجازی چیست، این مقاله را از دست ندهید.
دفتر مجازی خدمتی نه‌چندان جدید
در قرن بیستم متخصصان و مدیران، به علت بالا رفتن هزینه‌ها، به بررسی راه‌هایی برای کم‌کردن هزینه‌ها پرداختند. اولین شرکت شناخته‌شده در این راستا دفتر خدمات OmniOffices Group بود. این شرکت در سال 1962 تأسیس شد. در سال 1966 نیز شرکت Fegen Law Suites دفاتر خدماتی و سوئیت‌هایی را اجاره کرد.
این دفاتر شامل فضاهای بزرگ اداری مبله، خدمات پذیرش، فتوکپی، پاسخگویی تلفنی، اتاق‌های کنفرانس و یک کتابخانه حقوقی بودند. خدمت دفتر مجازی رفته‌رفته پیشرفت کرد تا در سال 2006 مفهوم عمده‌فروشی دفاتر خدمات مجازی به خرده‌فروشان معرفی شد. این امر باعث شد شرکت‌ها به سمت دفتر مجازی هجوم بیاورند و مفهوم دفتر مجازی تا به‌جایی که امروز هست برسد.
دفتر مجازی: امکانات زیاد، هزینه کم
خدمات دفتر مجازی در حدود سال 1960 میلادی آغاز شد. این خدمت با فناوری‌های روز نیز تکامل پیدا و پیشرفت کردند. خدمات دفتر مجازی شامل طیف گسترده‌ای از فضای فیزیکی، پرسنل، ذخیره‌سازی دیجیتال و خدمات ارتباطی است. مشتریان برای این خدمات هزینه می‌پردازند که ممکن است به‌صورت بسته یا اشتراک عضویت ماهانه یا سالانه باشد. این خدمت در بین شرکت‌ها و کارآفرینان خوداشتغال بسیار محبوب است.
یکی از جذابیت‌هایی که بیش از هر چیز دفتر مجازی را خاص می‌کند، انعطاف‌پذیری بالا است. کارمندان یا فریلنسرها می‌توانند از یک دفتر خانگی یا از راه دور، از طریق یک تلفن همراه کار کنند. اگر بخواهیم به زبان ساده‌تر به تعریف دفتر مجازی بپردازیم، باید اینطور بیان کنیم که این دفاتر خدمات مخصوصی از انواع کسب‌وکارها را ارائه می‌دهند.
خدمات ارائه‌شده در قالب‌های مختلف هستند و مواردی گوناگونی را به خود اختصاص داده‌اند؛ از جمله آدرس فیزیکی و خدماتی که در ارتباط با دفتر کار هستند. این دفاتر می‌توانند امکانات مختلفی را داشته باشند؛ از جمله:
- خط تلفن
- تلفن گویا و منشی
- اتاق جلسه ساعتی
- فکس اینترنتی و صندوق صوتی
این خدمات بدون هزینه‌های اجاره مکان، استخدام نیرو و خرید تجهیزات اداری قابل انجام هستند. از دیگر امکانات این خدمت ارائه میزبانی وب، فضای ذخیره‌سازی ابری، ایمیل و خدمات مبتنی بر وب به شمار می‌رود.
خدمات مرتبط با این نوع دفاتر
همچنین دفاتر باید نسبت به اشتراک‌گذاری زیرساخت‌ها بین افراد و نهادهای مختلف بپردازند. این امر باعث می‌شود که امکان استفاده مؤثرتر از منابع فراهم شود و کاربران می‌توانند فقط از خدماتی که نیاز دارند استفاده کنند.
خدمات فیزیکی
خدمات فیزیکی که توسط دفتر آنلاین می‌توانند ارائه شوند به شرح زیر هستند:
- آدرس فیزیکی کسب‌وکار
- خدمات پستی (دریافت، تحویل یا ارسال)
- فضای دفتر خصوصی
- اتاق‌های کنفرانس
- خدمات چاپ مثل کپی، اسکن، فکس و دیگر خدمات
- فضای ذخیره‌سازی
- پذیرش، اطلاعات و پاسخگویی
- آتلیه عکاسی
خدمات دیجیتال
خدمات دیجیتالی که توسط دفاتر آنلاین می‌تواند ارائه شود، گزینه‌های زیر را به خود اختصاص داده‌اند:
- خط تلفن
- دستیاران مجازی
- وب‌سایت و ایمیل
- چت، پیام و سایر سیستم‌های ارتباطی مبتنی بر وب
- کنفرانس ویدئویی
- ذخیره‌سازی دیجیتال آنلاین
- خدمات مبتنی برابر
در زیر به شرح بعضی از این خدمات می‌پردازیم.
آدرس فیزیکی کسب‌وکار
این به کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کند که آدرسی با ظاهری شیک و معتبر داشته باشند. مثلاً استفاده از آدرس اصلی مثل وسط کوچه سوم زیرزمین خانه پدرم، ظاهر خوبی ندارد. مشتری‌ها بدون درنظرگرفتن قابلیت‌های شما، به چنین آدرس‌هایی زیاد اطمینان نمی‌کنند.
مسئول پذیرش
داشتن مسئول پذیرش در دفتر مجازی کمک می‌کند تا ارباب‌رجوع یا مشتری کمتر احساس مجازی بودن داشته باشد. مثلاً ممکن است یک نامه یا بسته‌ای را به دفتر شما تحویل دهند. زمانی که یک مسئول پذیرش در آدرس باشد این امر برای مشتریان بسیار خوشایند است.
سرویس باز کردن پاکت و اسکن نامه
اگر نامه‌ای برای دفتر مجازی شما ارسال شود و شما در مکان حضور ندارید، این یک ویژگی عالی است. در این سرویس تمام پست‌ها باز شده و پس از اسکن کردن برای شما ایمیل می‌شوند. به این صورت شما وقت بیشتری برای کار خود دارید.
اتاق‌های جلسات
ممکن است شما نتوانید به‌صورت تمام‌وقت یک میز برای جلسات خود داشته باشید؛ اما ترتیب دادن بعضی از جلسات در این اتاق‌های ملاقات می‌تواند خیلی به شما کمک کند. شما مکان بزرگی کرایه نکرده و هزینه زیادی پرداخت نمی‌کنید، اما اتاقی برای دایر کردن جلسات خود دارید.
خدمات پاسخگویی تلفنی و پست صوتی
با این خدمت از دفتر آنلاین، شما قادر خواهید بود که تماس‌های تلفنی خود را مدیریت کنید. شما به‌جای اینکه شماره موبایل شخصی خود را در اختیار دیگران قرار دهید، یک شماره‌تلفن ثابت ارائه می‌دهید. ظاهر یک شماره‌تلفن ثابت بسیار حرفه‌ای‌تر، رسمی‌تر و معتبرتر از شماره موبایل است.
مزایا و معایب دفتر مجازی
جذابیت دفترهای مجازی برای کاربرانش دوچندان است. اول اینکه هزینه ماهانه یا سالانه دفاتر آنلاین به‌مراتب کمتر از دفاتر سنتی است. این دفتر هیچ‌کدام از هزینه‌های کرایه مکان سنگین، تعمیر و نگهداری را ندارد. در دفترهای مجازی شما نیازی به استخدام پرسنل برای اداره آن ندارید. دفاتر مجازی این انعطاف را دارند که در صورت تغییر کسب‌وکار، می‌توان همان دفتر را با امکاناتی متفاوت تمدید کرد.
هزینه‌های استفاده از دفاتر آنلاین می‌تواند متغیر باشد. هرچه شما خدمات بیشتری اضافه کنید، گران‌تر خواهد بود و برعکس. اگر خدمات کسب‌وکار شما کوچک به نظر می‌رسند، با استفاده از مواردی همچون پاسخگویی تلفنی، آدرس پستی و خدمات ویدیو کنفرانس می‌توانید آن‌ها را گسترده‌تر نشان دهید. خدمات ارائه‌شده در دفاتر مجازی باعث می‌شود کسب‌وکار شما در دید مشتری معتبرتر جلوه کند. همچنین می‌تواند یک یا چند آدرس فیزیکی به مشتریان یا کاربران برای ملاقات با آن‌ها ارائه دهد.
سخن پایانی
اگر بخواهیم واقع‌بینانه به این قضیه نگاه کنیم که راه‌اندازی یک دفتر به‌صورت مجازی خوب است یا یک دفتر کار واقعی، دلایل زیادی برای راه‌اندازی به‌صورت مجازی وجود دارد. با درنظرگرفتن نوع کسب‌وکار، نوع خدمت و بودجه، مخصوصاً برای کسب‌وکارهای کوچک، راه‌اندازی دفتر مجازی بسیار به‌صرفه‌تر است. با این خدمت ظاهر کسب‌وکار کوچک شما بسیار بزرگ‌تر و معتبرتر جلوه می‌کند. کارها نیز بسیار راحت‌تر از دفتر فیزیکی پیش می‌روند و شما خیالتان از این بابت راحت است.
مرکز تماس همکال این خدمت را به کسب‌وکارهایی که نیاز به دفتر مجازی دارند، ارائه می‌کند. در خدمت دفتر کار مجازی همکال، کارشناس تماس صرفا پاسخگوی تماس‌های ورودی یا برقرارکننده تماس‌های خروجی است. به علاوه مرکز تماس همکال، از ابتدا تا انتهای همکاری با این کسب‌وکارها، به آن‌ها یک خط تلفن اینترنتی هم اختصاص می‌دهد. اما اگر کسب‌وکارها به جز پاسخگویی به تماس‌های ورودی و برقراری تماس‌های خروجی، نیاز به مدیریت ایمیل و پیام‌های مشتریان و … داشته باشند، خدمت منشی مجازی همکال گزینه مناسب‌تری خواهد بود. برای دریافت هر یک از این خدمات می‌توانید با پشتیبانی همکال تماس بگیرید.
