چرا باید بعضی از فعالیت‌های سازمان خود را برونسپاری کنیم؟ چگونه می‌توانیم ریسک کاهش کیفیت فعالیت‌ها را کم کنیم؟
امروزه با پویایی، پیچیدگی و تغییرات به وجود آمده در بازار کار، بهره‌وری و انعطاف‌پذیری سازمان‌ها (خصوصاً سازمان‌های بزرگ)، کم شده. برای همین سازمان‌ها تلاش می‌کنند از ساختار سنتی و قدیمی خود عبور کنند و همگام با تغییرات عصر حاضر، ساختارشان را منعطف‌تر انتخاب کنند. یکی از راهکارها برای افزایش انعطاف‌پذیری سازمان، استفاده از امکانات بیرون سازمان، یعنی همان برونسپاری (outsourcing) فعالیت‌ها به شرکت‌ها و مرکز تماس بیرونی است. اما برای این که بدانید این کار چه اهمیت و فوایدی دارد و چطور باید یک برونسپاری موفق داشته باشیم و چرا باید بعضی از فعالیت‌های سازمان خود را برونسپاری کنیم در ادامه این پست با ما همراه باشید.
استفاده از امکانات برونسپاری فعالیت‌ها به شرکت‌ها و مرکز تماس بیرونی دارای مزایای زیادی است، به طوری که:
به این صورت که هر شرکت و سازمان یک یا چند فعالیت کلیدی خود را که در آن‌ها مزیت رقابتی و ارزش‌آفرینی دارد، در درون سازمان به آن‌ها می‌پردازد و سایر فعالیت‌های حاشیه‌ای را به بیرون از سازمان می‌سپارد.
اگرچه برونسپاری فواید زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد و گاه حتی ضروری و نجات‌دهنده است، اما در مقابل گروهی نیز فکر می‌کنند ریسک برونسپاری برای سازمان‌ها بالاست و برای همین، نباید به این سمت سوق پیدا کرد! آیا می‌دانید استدلال آن‌ها چیست؟
استدلالی که عمدتاً گروه‌های مخالف به عنوان گروه دوم در این زمینه ارائه می‌دهند این است که:
برای این‌که یک برونسپاری خوب و موفق داشته باشید؛ باید یک سری ویژگی‌ها و فاکتورها را به عنوان صاحب سازمان یا کسب و کار مدنظر قرار دهید:
سازمان‌ها با انتخاب شرکت تأمین‌کننده‌ی مناسب، متخصص و قابل اعتماد میتوانند علاوه بر انجام فعالیت‌های خود با هزینه کمتر و در زمان کوتاه‌تر، در استفاده از تجربیات تأمین‌کننده‌ی متخصص نیز شریک شوند.
به عبارت دیگر انجام پروژه‌های مشابه در گذشته توسط این شرکت‌ها می‌تواند به شما اطمینان دهد که ریسک آزمون و خطا برای پروژه‌ها در چنین حالتی نسبت به انجام پروژه درون سازمان شما کاهش می‌یابد.
برای انجام یک تصمیم آگاهانه؛ شما به عنوان یک سازمان یا یک کسب و کار ابتدا می‌بایست:
زمانی که تأمین‌کننده (شرکت یا مرکز تماس) مناسب را انتخاب کردید، نوبت به انجام مذاکرات فرا می‌رسد. در هنگام مذاکرات، در همان ابتدا، تمامی انتظارات، معیارها و الزامات پروژه (برونسپاری) را مشخص و بیان کنید.
چراکه انجام بی‌نقص و با‌کیفیت هر پروژه رضایت هر دو طرف را به همراه خواهد داشت.
اگرچه برخی از مخالفان برونسپاری بر این باور هستند که سازمان‌ها با سپردن برخی فعالیت‌ها و پروژه‌های خود به افراد یا مجموعه‌های بیرون از سازمان، کنترل و مدیریت خود را به کلی سلب می‌کنند. اما این باور غلط است.
حالا اگر تمامی انتظارات سازمان در پروژه برآورده شده باشد و سازمان خود را در تمامی مراحل انجام پروژه مسلط و ناظر بر آن ببیند، از این همکاری احساس رضایت خواهد داشت و این ممکن نیست جز از طریق افزایش ارتباط!
وجود ارتباط بین سازمان و تأمین‌کننده سبب می‌شود تا نظارت بر تمامی مراحل پروژه توسط سازمان به آسانی انجام شود و پیشبرد فعالیت‌ها تماما تحت نظارت کارفرما صورت پذیرد.
چندین عامل در برقراری و حفظ ارتباط میان سازمان و تأمین‌کننده مؤثر است. «اولین و مهم‌ترین عامل وجود ابزارهای ارتباطی مناسب است».
از آنجایی که ممکن است این برونسپاری توسط تأمین‌کننده‌ای (شرکت‌ها و مرکز تماس بیرونی) انجام شود که به لحاظ جغرافیایی با سازمان فاصله دارد، فراهم کردن ابزارهای ارتباطی که از راه دور این ارتباط را برقرار سازد، بسیار حائز اهمیت است.
در عصر کنونی و با وجود تکنولوژی‌های بسیار، فراهم ساختن امکان ایجاد این ارتباط، کار چندان دشواری نخواهد بود و ابزارهای زیادی وجود دارند که میتوانند شرایط ایجاد ارتباط مستمر سازمان‌ها را با هم، فراهم آورند.
چون این ارتباط راهی برای نظارت و کنترل سازمان‌ها بر نحوه پیشبرد و انجام فعالیت‌ها در شرکت تأمین‌کننده است.
سازمان‌ها میتوانند به صورت روزانه با دریافت اطلاعات و آمار از تأمین‌کننده‌ی خود، در جریان تمامی اقدامات انجام شده در خصوص پروژه برونسپاری شده قرار بگیرند و فعالیت‌های تامین‌کننده قدم به قدم با اطلاع سازمان انجام شود.
برخی نرم‌افزارها و پیام‌رسان‌ها مثل Skype، Zoom، Microsoft Teams،Slack و حتی ایمیل، این ارتباط را آسان می‌کند.
پس به طور کلی عواملی که می‌دانیم در بهبود انجام برونسپاری مؤثر است، عبارت است از:
مرکز تماس همکال آماده ارائه انواع خدمات قابل برون سپاری برای تمامی کسب‌وکارها است.