چگونه یک برون‌سپاری موفق داشته باشیم؟

چرا باید بعضی از فعالیت‌های سازمان خود را برون‌سپاری کنیم؟ چگونه می‌توانیم ریسک کاهش کیفیت فعالیت‌ها را کم کنیم؟

امروزه با پویایی، پیچیدگی و تغییرات به وجود آمده در بازار کار، بهره‌وری و انعطاف‌پذیری سازمان‌ها (خصوصاً سازمان‌های بزرگ)، کم شده. برای همین سازمان‌ها تلاش می‌کنند از ساختار سنتی و قدیمی خود عبور کنند و همگام با تغییرات عصر حاضر، ساختارشان را منعطف‌تر انتخاب کنند. یکی از راهکارها برای افزایش انعطاف‌پذیری سازمان، استفاده از امکانات بیرون سازمان، یعنی همان برون‌‌سپاری (outsourcing) فعالیت‌ها به شرکت‌ها و مرکز تماس بیرونی است. اما برای این که بدانید این کار چه اهمیت و فوایدی دارد و چطور باید یک ‌برون‌سپاری موفق داشته باشیم و چرا باید بعضی از فعالیت‌های سازمان خود را برون‌سپاری کنیم در ادامه این پست با ما همراه باشید.

 برون‌سپاری موفق فعالیت‌ها، از چه مزایایی برخوردار است؟

استفاده از امکانات برون‌سپاری فعالیت‌ها به شرکت‌ها و مرکز تماس بیرونی دارای مزایای زیادی است، به طوری که:

  • تمرکز سازمان بر هسته اصلی و مرکزی‌اش را افزایش می‌دهد.

به این صورت که هر شرکت و سازمان یک یا چند فعالیت کلیدی خود را که در آن‌ها مزیت رقابتی و ارزش‌آفرینی دارد، در درون سازمان به آن‌ها می‌پردازد و سایر فعالیت‌های حاشیه‌ای را به بیرون از سازمان می‌سپارد.

  • باعث افزایش انعطاف، سرعت و گستره‌ی فعالیت شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌شود و در نتیجه آن‌ها قادر به انجام فعالیت‌های مهم‌تری خواهند بود.
  • در کاهش هزینه‌هایی همچون تأمین و مدیریت نیروی انسانی، هزینه‌های آموزش نیروی متخصص با مهارت‌های خاص نیز مؤثر خواهد بود.
  • و در نهایت بهبود عملكرد و کارایی سازمان را به دنبال خواهد داشت.

چگونه با برون‌‌سپاری موفق ریسک کمتری داشته باشیم؟

اگرچه برون‌سپاری فواید زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد و گاه حتی ضروری و نجات‌دهنده است، اما در مقابل گروهی نیز فکر می‌کنند ریسک برون‌سپاری برای سازمان‌ها بالاست و برای همین، نباید به این سمت سوق پیدا کرد! آیا می‌دانید استدلال آن‌ها چیست؟

گروه‌های مخالف با برون‌سپاری چه استدلالی در این زمینه دارند؟

استدلالی که عمدتاً گروه‌های مخالف به عنوان گروه دوم در این زمینه ارائه می‌دهند این است که:

  • با برون‌سپاری، مدیریت و کنترل آن بخش برون‌سپرده‌شده از دست کارفرما خارج می‌شود.
  • نمی‌توان مدیریت صحیحی روی فعالیت‌های سازمان داشت.
  • همچنین معتقدند شرکت‌های تأمین‌کننده (Vendor) که به آن‌ها برون‌سپاری کرده‌اند، استانداردهای مهم و مدنظر آن‌ها را در انجام فعالیت‌ها در نظر نمی‌گیرند و ممکن است کارها با کیفیت لازم انجام نشود. پس در نهایت به سمت انجام فعالیت‌ها در درون سازمان (Insourcing) سوق پیدا می‌کنند.
مطالعه کنید:  برون سپاری و راه‌های مدیریت کارکنان برون سپاری

یک برون‌سپاری موفق و خوب چگونه انجام پذیر است؟

برای این‌که یک برون‌‌سپاری خوب و موفق داشته باشید؛ باید یک سری ویژگی‌ها و فاکتورها را به عنوان صاحب سازمان یا کسب و کار مدنظر قرار دهید:

1) تامین‌کننده مناسبی را برای برون‌سپاری انتخاب کنید.

سازمان‌ها با انتخاب شرکت تأمین‌کننده‌ی مناسب، متخصص و قابل اعتماد می‌توانند علاوه بر انجام فعالیت‌های خود با هزینه کمتر و در زمان کوتاه‌تر، در استفاده از تجربیات تأمین‌کننده‌ی متخصص نیز شریک شوند.

به عبارت دیگر انجام پروژه‌های مشابه در گذشته توسط این شرکت‌ها می‌تواند به شما اطمینان دهد که ریسک آزمون و خطا برای پروژه‌ها در چنین حالتی نسبت به انجام پروژه درون سازمان شما کاهش می‌یابد.

اهمیت یک برون‌سپاری موفق
اهمیت یک برون‌سپاری موفق

اما فراموش نشود …

  • انتخاب تامین‌کننده باید با در نظر گرفتن استانداردها و ویژگی‌های مهمی صورت بگیرد تا در نهایت رضایت هر دو طرف را به همراه داشته باشد.
  • باید بدانید همه‌ی مجموعه‌ها متناسب با خواسته‌ی شما نیستند.
  • باید ببینید کسب‌وکار شما به چه نوعی از خدمات نیاز دارد و کدام تأمین‌کننده قادر است این نیاز را به نحو احسن برطرف کند.

پس آگاهانه تصمیم بگیرید…

برای انجام یک تصمیم آگاهانه؛ شما به عنوان یک سازمان یا یک کسب و کار ابتدا می‌بایست:

  1. انتظاراتتان را از تأمین‌کننده‌ی خود مشخص و بیان کنید.
  2. مهم‌ترین معیارهای خود را مشخص کنید.
  3. قبل از مذاکره با طرف قرارداد خواسته‌ی دقیق خود را در نظر داشته باشید.
  4. همچنین حتماً به این موضوع دقت کنید که شرکت تأمین‌کننده شما از مهارت و تخصص مدنظرتان برخوردار باشد
  5. و در نهایت نیرویی که مسئول انجام پروژه می‌شود نیز آموزش لازم را در این زمینه را دیده باشد.

2) انتظارات و معیارهایتان از برون‌سپاری را مشخص کنید.

زمانی که تأمین‌کننده (شرکت یا مرکز تماس) مناسب را انتخاب کردید، نوبت به انجام مذاکرات فرا می‌رسد. در هنگام مذاکرات، در همان ابتدا، تمامی انتظارات، معیارها و الزامات پروژه (برون‌سپاری) را مشخص و بیان کنید.

این نکات را هم مدنظر قرار دهید که …

  • تأمین‌کننده‌ی شما به واقع نه رقیب شماست و نه حتی طرف قرارداد شما.
  • نگاه شما به شرکت تأمین‌کننده باید نگاه یک شریک تجاری باشد.
  • شما باید انجام این همکاری را به عنوان یک رابطه‌ی بلندمدت ببینید و نه رابطه‌ای یک باره، مثل خریدار و فروشنده.
  • شرکت تأمین‌کننده، کسب‌وکار شما را در واقع کسب‌وکار خود می‌بیند. همان میزان اهمیت و توجهی که از جانب شما نسبت به سازمان وجود دارد، از جانب شریک تجاری شما نیز وجود خواهد داشت.

چراکه انجام بی‌نقص و با‌کیفیت هر پروژه رضایت هر دو طرف را به همراه خواهد داشت.

ارتباط؛ کلید حل مساله نظارت و مدیریت برون‌سپاری موفق

اگرچه برخی از مخالفان برون‌‌سپاری بر این باور هستند که سازمان‌ها با سپردن برخی فعالیت‌ها و پروژه‌های خود به افراد یا مجموعه‌های بیرون از سازمان، کنترل و مدیریت خود را به کلی سلب می‌کنند. اما این باور غلط است.

  • به هیچ عنوان برون‌‌سپاری به معنای رها کردن پروژه‌ها نیست.
  • آنچه در برون‌سپاری مهم است «ارتباط» است. که متأسفانه برخی از سازمان ها میزان اهمیت و تأثیر آن را در فعالیت‌ها و پروژه‌ها دست کم می‌گیرند.
  • شرکت‌ها عمدتاً برون‌‌سپاری را به صورت آزمایشی و با پروژه‌های کوچک و کم‌اهمیت‌تر آغاز می‌کنند.
  • و کیفیت انجام پروژه‌ی اول تعیین‌کننده‌ی تصمیم سازمان برای گسترش همکاری‌های بعدی است.
مطالعه کنید:  می‌دانید چه عواملی بر درک مشتری تاثیر دارند؟

و بالاخره ارتباط است که حرف آخر را می‌زند…

حالا اگر تمامی انتظارات سازمان در پروژه برآورده شده باشد و سازمان خود را در تمامی مراحل انجام پروژه مسلط و ناظر بر آن ببیند، از این همکاری احساس رضایت خواهد داشت و این ممکن نیست جز از طریق افزایش ارتباط!

وجود ارتباط بین سازمان و تأمین‌کننده سبب می‌شود تا نظارت بر تمامی مراحل پروژه توسط سازمان به آسانی انجام شود و پیشبرد فعالیت‌ها تماما تحت نظارت کارفرما صورت پذیرد.

چگونه می‌توان ارتباط را در طول انجام پروژه حفظ کرد؟

چندین عامل در برقراری و حفظ ارتباط میان سازمان و تأمین‌کننده مؤثر است. «اولین و مهم‌ترین عامل وجود ابزارهای ارتباطی مناسب است».

از آنجایی که ممکن است این برون‌‌سپاری توسط تأمین‌کننده‌ای (شرکت‌ها و مرکز تماس بیرونی) انجام شود که به لحاظ جغرافیایی با سازمان فاصله دارد، فراهم کردن ابزارهای ارتباطی که از راه دور این ارتباط را برقرار سازد، بسیار حائز اهمیت است.

در عصر کنونی و با وجود تکنولوژی‌های بسیار، فراهم ساختن امکان ایجاد این ارتباط، کار چندان دشواری نخواهد بود و ابزارهای زیادی وجود دارند که می‌‌توانند شرایط ایجاد ارتباط مستمر سازمان‌ها را با هم، فراهم آورند.

عوامل موثر بر بهبود انجام برون‌سپاری
عوامل موثر بر بهبود انجام برون‌سپاری

چرا برقراری رابطه بین سازمان و تأمین کننده، واجد اهمیت است؟

چون این ارتباط راهی برای نظارت و کنترل سازمان‌ها بر نحوه پیشبرد و انجام فعالیت‌ها در شرکت تأمین‌کننده است.

سازمان‌ها می‌توانند به صورت روزانه با دریافت اطلاعات و آمار از تأمین‌کننده‌ی خود، در جریان تمامی اقدامات انجام شده در خصوص پروژه برون‌‌سپاری شده قرار بگیرند و فعالیت‌های تامین‌کننده قدم به قدم با اطلاع سازمان انجام شود.

برخی نرم‌افزارها و پیام‌رسان‌ها مثل Skype، Zoom، Microsoft Teams،Slack و حتی ایمیل، این ارتباط را آسان می‌کند.

جمع‌بندی نهایی (عوامل موثر بر بهبود انجام برون‌سپاری موفق) 

پس به طور کلی عواملی که می‌دانیم در بهبود انجام برون‌‌سپاری مؤثر است، عبارت است از:

  • وجود ارتباط مستمر میان طرفین در طول انجام پروژه
  • تعیین انتظارات و خواسته‌ها به طور دقیق قبل از شروع همکاری
  • توافق روی استانداردهای کیفی انجام پروژه و تعیین یک سازوکار مشخص برای سنجش کیفیت
  • اجرای تمام و کمال موارد ذکر شده شامل نظارت و کنترل بر انجام پروژه توسط سازمان

مرکز تماس همکال آماده ارائه انواع خدمات قابل برون سپاری برای تمامی کسب‌وکارها است.