در دنیای امروز هر کسب و کاری که اطلاعات بیشتری از مشتریان خود دارد، قدرتمندتر است! زیرا اطلاعات بیشتر، منجر به شناخت بیشتر از مخاطبان شده که به اثربخش شدن تمامی فعالیت‌های تجارت کمک می‌کند. با استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان، کسب و کارها به راحتی می‌توانند اطلاعات آن‌ها را ثبت کنند.
این اطلاعات امکان دارد در لحظه به فروش کمک نکند، اما در برگزاری کمپین‌های تبلیغاتی توجه به علایق مشتریان قدرت بیشتری خواهد داشت و افراد بیشتری را جذب می‌کند. برای اینکه علت اهمیت ثبت اطلاعات مشتریان و نرم افزار را بدانید این مطلب را تا انتها دنبال کنید.
چرا نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان؟
در دنیای رقابتی امروز، هر کسب‌وکاری باید به خوبی با مشتریان خود در ارتباط باشد تا نیازها و خواسته‌های آن‌ها را بشناسد. بدون وجود اطلاعات صحیح و کامل در مورد مشتریان، نمی‌توان به صورت هدفمند و مؤثر با آن‌ها تعامل داشت. همچنین اگر داده‌های قابل تحلیل نباشند بهبود خدمات فروش امکان‌پذیر نیست.
برای حل این چالش‌ها، نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان یا CRM (Customer Relationship Management) به عنوان یک راه‌حل جامع پیشنهاد می‌شود. CRM یک سامانه است که به شما کمک می‌کند تا:
- اطلاعات تماس، تاریخچه خرید، بازخورد، سلایق و سایر جزئیات مربوط به هر مشتری را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره کنید.
- فرآیندهای فروش، بازاریابی و خدمات را با استفاده از قوانین و الگوریتم‌های مشخص شده اتوماتیک کنید.
- گزارش‌ها و داشبوردهایی را از اطلاعات ثبت شده تولید کنید تا نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها، روندها و الگوها را شناسایی کنید.
- با استفاده از ابزارهای تحلیل پیشرفته، پیش‌بینی‌ها و توصیه‌هایی را برای بهبود عملکرد کسب و کار ارائه دهید.
- با ثبت اطلاعات مشتری احتمالی به‌عنوان سرنخ‌های فروش، به راحتی می‌توانید آن‌ها را جذب کنید و به مشتری وفادار تبدیل کنید.
- در این نرم افزارها اطلاعات مشتریان به صورت یکپارچه جمع‌آوری می‌شود. سپس هر فردی با نوع دسترسی خاص می‌تواند به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.
- با تحلیل رفتار مشتری می‌دانید که چه اطلاع‌رسانی‌هایی برای مخاطبان شما جذاب است. با این اطلاعات می‌توانید اطلاعیه‌ها، جشنواره‌ها و حتی تبریک مناسبت‌های مختلف را برای آن‌ها به‌طور اختصاصی ارسالی کنید.
- در نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان، کارکنانی که با آن‌ها در ارتباط هستند می‌توانند اطلاعات را به صورت دستی تغییر دهند.
CRM چگونه کار می‌کند؟
CRM به شکل ساده، پل ارتباطی بین شرکت و مشتری است. نرم افزار CRM با استفاده از فناوری‌های پیشرفته، تمام تعاملات و تجارب شرکت با مشتریان را ثبت، رصد و تحلیل می‌كند. همچنین برای شرکت‌ها این امکان را فراهم می‌کند تا بدانند:
- چه نوع مشتریان و بازار هدفی دارند و چطور به آن‌ها دست پیدا كنند.
- چه محصولات و خدماتی را مشتریان نیاز دارند و چطور آن‌ها را بهبود بخشند.
- کدام استراتژی‌های بازاریابی و فروشی برای جذب، تبدیل و حفظ مشتریان مناسب است.
- چه سطحی از خدمات و پشتیبانی را مشتریان انتظار دارند و چطور آن‌ها را برآورده كنند.
- بمشتریان چه بازخورد و نظراتی دارند و چطور از آن‌ها برای بهبود عملكرد شركت استفاده كنند.
برای اینكه این نرم افزار به درستی كار كند، شركت‌ها باید داده‌های مشتریان را از منابع مختلف جمع‌آوری كنند. این منابع شامل:
- وب‌سایت شركت
- شبكه‌های اجتماعی
- ایمیل
- تلفن
- چت آنلاین
- فرم‌های آنلاین
- فروشگاه‌های فیزیكی
- نظرسنجی‌ها و پرسشنامه‌ها
- سامانه‌های داخلی شركت
نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان با استفاده از الگوریتم‌های هوشمند، اطلاعات مشتریان را در یك پایگاه‌داده مركزی ذخیره می‌کند. سپس، با استفاده از ابزارهای تحلیل، گزارش‌گیری و داشبورد، داده‌های مشتریان را به شکل قابل فهم برای شرکت‌ها تبدیل می‌کند.
ویژگی‌هایی ثبت اطلاعات مشترس
یکی از مزایای بزرگ نرم افزار CRM این است که همه داده‌های مشتریان شما را در یک مکان واحد و قابل دسترس متمرکز می‌کند. این به شما این امکان را می‌دهد که:
- داده‌های مشتریان را به راحتی جستجو، فیلتر، مرتب و گروه‌بندی کنید.
- داده‌های مشتریان خود را به صورت خودکار به‌روزرسانی، همگام‌سازی و پشتیبان‌گیری کنید.
- اطلاعات مشتریان خود را با تیم‌های دیگر به اشتراک بگذارید و همکاری کنید.
با داشتن نرم افزاری که تمام داده‌های مشتریان شما را متمرکز می‌کند، می‌توانید:
- دید کامل از مشتریان خود داشته باشید و نقطه نظرات، نگرانی‌ها، فرصت‌ها و چالش‌های آن‌ها را بفهمید.
- تصمیمات بهتر و سریع‌تری بگیرید همچنین عملکرد خود را به صورت عینی و قابل اندازه‌گیری بسنجید.
- پروژ‌ه‌ها، فعالیت‌ها، کارها و وظایف خود را به صورت کارآمد و بهینه‌سازی شده انجام دهید و بر آن‌ها نظارت کنید.
نرم افزار CRM چه اطلاعاتی را در مورد مشتریان نگهداری می‌کند؟
نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان، مخزنی غنی از اطلاعات مشتریان است. این اطلاعات شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا به صورت دقیق و جامع با مخاطبان آشنا شوند. به طور کلی، نرم افزار CRM اطلاعات زیر را در مورد مشتریان ثبت می‌کند:
- اطلاعات شخصی: شامل نام، نام خانوادگی، جنسیت، سن، تاریخ تولد، شماره تلفن، آدرس ایمیل، آدرس پستی، شغل، تحصیلات و اطلاعاتی از این دست است.
- اطلاعات رفتاری: شامل تاریخچه خرید، سبد خرید، محصولات و خدمات مورد علاقه، روش‌های پرداخت، فرکانس خرید، مقدار خرید و… می‌شود.
- اطلاعات روابط: تاریخچه تماس‌ها، پاسخ‌ها، پیام‌ها، نظرات، شکایات، پیشنهادات، بازخوردها، میزان رضایت و وفاداری، ازجمله داده‌هایی‌ست که در سیستم ثبت اطلاعات مشتریان قرار می‌گیرد.
- اطلاعات بازار: شامل منبع جذب، کانال‌های بازاریابی، کمپین‌های بازاریابی، فرصت های فروش، قرارداد ها و صورت حساب‌ها می‌شود.
- اطلاعات سفارشی: شامل علایق، نظرات، نگرانی‌ها، خواسته‌های خاص و منحصربه‌فرد مشتریان که برای ارائه خدمات سفارشی به آن‌ها نیاز است.
نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان چطور به کسب‌وکارها در مدیریت پشتیبانی کمک می‌کند؟
نرم افزار CRM با استفاده از قابلیت‌های زیر، به شما در مدیریت پشتیبانی کمک می‌کند:
- تیکت سازی: این نرم افزار امکانی فراهم می‌کند که هر درخواست، شکایت، سوال یا مشکل مشتری را به صورت یک تیکت ثبت و پیگیری کنید. می‌توانید تیکت‌ها را براساس اولویت، وضعیت، دپارتمان و هر فاکتور دیگری دسته‌بندی و مرتب کنید
- پایگاه دانش: برنامه‌ی ثبت اطلاعات مشتری این امکان را می‌دهد که یک پایگاه‌دانش بسازید و آن را به‌روزرسانی کنید. در پایگاه‌دانش می‌توانید براساس دسته‌بندی‌ها یا برچسب‌ها، جستجو و فیلتر سازماندهی کنید.
- چت آنلاین: در نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان می‌توانید با استفاده از چت آنلاین، با مشتریان خود در زمان واقعی صحبت کنید. شما می‌توانید چت آنلاین را در وب‌سایت خود قرار دهید و با استفاده از قالب‌های پاسخ، گفتگوهای خود را شروع و پایان دهید.
سخن پایانی
وجود نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان برای هر کسب و کاری بسیار ضروری است. زیرا با ثبت اطلاعات مشتری قدرت انجام اقدامات بعدی آن‌ها بیشتر می‌شود. همچنین میزان مشتریان وفادار آن‌ها نیز افزایش پیدا می‌کند. همکال، سیستمی برای ثبت اطلاعات مشتری به نام نرم افزار CRM دارد که کسب و کارها بدون هیچگونه محدودیتی می‌توانند از آن استفاده کنند.
