در دهه‌های اخیر، با پیشرفت فناوری ارتباطات و اینترنت، در بسیاری از سازمان‌ها استفاده از دستیاران مجازی به دلیل انعطاف‌پذیری بالا و محدود نبودن این شغل به زمان و مکان به چشم می‌خورد. در این مقاله، به بررسی تعریف دقیق دستیار مجازی و وظایف آن، مزایا و معایب، تفاوت دستیار مجازی با منشی مجازی و دستیار مجازی هوشمند، مهارت‌های لازم برای این شغل و همچنین به کاربردشان به عنوان سلاح مخفی در دنیای امروز می‌پردازیم. بنابراین، اگر می‌خواهید به‌عنوان دستیار مجازی کار کنید یا اینکه فردی برای این سمت برای سازمان خود استخدام کنید؛ همراه ما بمانید.

دستیار مجازی کیست؟

دستیار مجازی virtual assistant یا VA فردی است که به‌صورت دورکاری در اجرای وظایف اداری سازمان به شما کمک می‌کند. این فرد می‌تواند به‌صورت فریلنسری یا به‌عنوان عضوی از شرکت یا آژانس، وظایف محول شده از طرف سازمان شما را انجام دهد.

وظایف VA

• تولید محتوا و خدمات سئو
• جمع آوری و تحلیل داده‌ها، تهیه گزارش‌های دقیق و مدیریت پایگاه داده‌ها
• ترجمه
• طراحی، مدیریت و به روز رسانی وبسایت و شبکه‌های اجتماعی
• طراحی گرافیک
• زمانبندی و هماهنگ کردن قرار‌های ملاقات و برگزاری جلسات آنلاین، مدیریت اطلاعات و ارائه راهنمایی‌های لازم برای ملاقات‌ها
• بررسی خدمات و محصولات سایر رقبای سازمان شما
• تنظیم امور مربوط به رویدادها
• انجام مکاتبات اداری و پاسخگویی به پیام‌ها و ایمیل‌ها
• پیگیری تماس‌های تلفنی تا زمانیکه مشکل مورد نظر رفع شود
• پشتیبانی و مدیریت شبکه‌های اجتماعی
• کمک در فرآیند‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

تفاوت VA با IVA

شاید شما نیز مانند من با شنیدن کلمه VA در ابتدا فکر کردید منظور همان نرم افزارهایی هستند که بصورت مجازی عمل دستیاری را انجام می‌دهند. ولی، باید بگویم که کاملا در اشتباهید؛ چون دستیار مجازی هوشمند intelligent virtual assistant یا IVA، نرم افزاری مبتنی بر یادگیری ماشین است که با استفاده از پردازش زبان طبیعی تلاش می‌کند تا کاربران سریع‌تر به پاسخ سوالات خود برسند. این در حالیست که، دستیار مجازی فردی واقعی است که به‌صورت دورکاری برای انجام وظایف محول شده به سازمان شما کمک می‌کند.

تفاوت دستیار مجازی با منشی مجازی

ممکن است شما این دو را نیز یکی درنظر بگیرید. اما، این دو بسیار با یکدیگر متفاوتند. دستیار فعالیت‌های مربوط به کسب‌وکار شما را انجام می‌دهد و با کارفرما در ارتباط است. این در حالیست که، منشی به‌عنوان نماینده شرکت شما است که با ارباب رجوع و مشتریان در ارتباط است. به بیان دیگر، دستیار مجازی باید اطمینان حاصل کند که تمام فرآیند‌ها و فعالیت‌های شرکت به‌طور ماهرانه انجام می‌شود و منشی در خط مقدم ارتباط با مشتری است.

مهارت های لازم برای virtual assistant

مهارت‌هایی که یک VA باید داشته باشد به شرح ذیل است:

مهارت‌های همکاری و تعامل

دستیاران مجازی باید توانایی همدلی، مسئولیت پذیری، تفکر نقاد و … را داشته باشند. آنها باید توانایی کار در تیم و هماهنگی با سایر اعضای تیم را داشته باشند و بتوانند به‌صورت فعالانه در فعالیت‌های سازمان حاضر باشند.

مهارت‌های فنی

دستیار مجازی باید توانایی استفاده ازابزارهای ارتباطی مانند: ایمیل، گوگل میت، اسکای روم، تماس‌های تلفنی و … را داشته باشد.

مهارت‌های سازمانی و مدیریت زمان

آنها باید بتوانند وظایف و بازه‌های زمانی را به‌صورت دقیق و شفاف تعیین کنند و در راستای آن برنامه ریزی مناسبی را داشته باشند.

مزایا و معایب داشتن دستیار مجازی

مزایا

دستیاران مجازی می‌توانند به‌صورت دورکار فعالیت کنند و در هر جایی که هستند با کمک اینترنت و تلفن وظایف خود را انجام دهند. اینگونه، سازمان شما قادر است از افراد با تخصص‌های مورد نیاز در سراسر جهان استفاده کند بدون اینکه افراد حضور فیزیکی در محل کار داشته باشند. این امر به سازمان‌ها کمک می کند تا از تخصص‌های متنوع در جوامع بین المللی بهره برداری کنند و تیم‌های خود را قوی‌تر کنند.

با استفاده از دستیاران مجازی، در هزینه‌های مربوط به حقوق، بیمه و … صرفه‌جویی می‌شود. همچنین، دیگر نیازی به فضای اداری بزرگ و تجهیزات گران قیمت ندارید.

معایب

عدم حضور فیزیکی ممکن است باعث کاهش ارتباط و هماهنگی بین اعضای تیم و مشکلات ارتباطی و هماهنگی در فرآیندهای کاری شود.

دستیار مجازی برای انجام وظایف خود نیاز به اینترنت دارد و این ممکن است منجر به مشکلات فنی شود. همچنین، امنیت اطلاعات نیز یکی از چالش‌های این شغل است. سازمان شما باید توجه ویژه‌ای به مسائل امنیتی و حفظ حریم خصوصی داشته باشد.

همانطور که بالاتر ذکر کردیم دستیار مجازی نیازمند مهارت‌های خاصی مانند: مهارت‌های فنی، مهارت‌های همکاری و تعامل، مهارت‌های سازمانی و مدیریت زمان و … است. این بدین معناست که سازمان‌ها باید منابع کافی‌ای را صرف آموزش و توسعه دستیاران مجازی کنند تا بهترین نتیجه را بگیرند.

استفاده از virtual assistant به‌عنوان سلاحی مخفی

اهداف یک کسب‌وکار می‌تواند یکی از موارد زیر باشد:

• رضایت مشتری
• افزایش درآمد
• ارتباط موثرتر با مشتری
• مدیریت بهتر امور داخلی سازمان
• گرفتن تصمیم‌های استراتژیک
• بهینه کردن فرآیندهای کاری
• و…

دستیاران مجازی با پاسخگویی با سوالات مشتریان، ارائه دادن راهنمایی‌های مربوط به محصولات و خدمات به مشتریان می‌توانند رضایت مشتریان را افزایش دهند و ارتباط موثرتری با آنها داشته باشند.

همچنین، آنها می‌توانند وظایف روزانه و برنامه‌های کاری را برای شما مدیریت کنند. این به شما کمک می‌کند تا سازماندهی بهتری داشته باشید و به‌طور موثرتری وظایف خود را انجام دهید.

دستیار مجازی می‌تواند به شما در تحقیقات و تحلیل‌های مربوط به کسب‌وکارتان کمک کند. اینگونه، می‌توانید اطلاعات را جمع آوری کنید و تحلیل های دقیقتری انجام دهید و گزارش‌هایی را تولید کنید تا به شما در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کمک کند.

دستیاران می‌توانند با اتوماسیون کردن وظایف تکراری، فرآیندهای کاری را ساده‌تر و بهینه‌تر کنند و در کاهش خطاها و افزایش بهره‌وری سازمان کمک کنند.

 در بالا ذکر کردیم که چگونه VA در رسیدن به اهداف می‌تواند به کمک شما بیاید و دقیقا مانند سلاحی مخفی است که می‌توانید در اختیار بگیرید تا با یک هدف گیری درست، به تابلوی اهداف کسب‌وکار خود شلیک کنید.

سخن پایانی

امروزه، با کمک اینترنت دستیاران مجازی در هر زمان و مکانی می‌توانند فعالیت‌های اجرایی مربوط به سازمان شما را از طریق دورکاری به‌راحتی انجام دهند. فعالیت‌هایی مانند: پاسخگویی به تلفن‌هاو ایمیل‌ها و چت‌ها، زمانبندی قرار ملاقات‌ها، تنظیم گزارش‌های دقیق و تحلیل داده‌های آماری و مدیریت پایگاه داده‌ها و پشتیبانی و مدیریت شبکه‌های اجتماعی و … را انجام دهند. دستیاران مجازی با انجام درست وظایف خود می‌توانند نتایج زبر را به همراه داشته باشند: افزایش رضایت مشتری، مدیریت بهتر وظایف روزانه، اتوماسیون کردن وظایف روزانه و تولید گزارش‌هایی دقیق که می‌توانند شما را در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کمک کنند.

برای دریافت خدمات دستیار مجازی کافیست، برای مرکز تماس همکال که این خدمت را به صورت اختصاصی برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد خواسته‌های خود را بیان کنید. خواسته‌هایی مانند:

• نوع تماس
• تعداد تماس‌ها
• میانگین طول مکالمات
• ساعات پاسخگویی
• و …

سپس، تعرفه‌های خدمات را جویا می‌شوید و در صورت موافقت قرارداد مربوطه را انعقاد می‌کنید. در این راستا، همکال خط تلفن ویپ را در اختیار کارفرما می‌گذارد؛ در ادامه، دستیار را به سازمان شما تخصیص می‌دهد. عمل آموزش دستیاران توسط کارفرما یا سوپروایزر داخلی انجام می‌گیرد. به همین راحتی می‌توانید از خدمات دستیار مجازی همکال بهره‌مند شوید.