فناوری‌های نوین در حوزه‌ی کسب و کارها به مشاغل کمک می‌کنند تا فرایندهای ارتباطی خود را بهبود بخشند و ارتباط بهتری با مشتریان خود داشته باشند. داشتن یک دستیار مجازی به طرز چشمگیری باعث تکامل بازار کار شده است. شما چه استارتاپی در شروع کار، چه شرکتی در حال پیشرفت، یا شرکت حرفه‌ای باشید، می‌خواهید با کمترین هزینه، بازدهی کارتان را بالا ببرید. پس باید وظایف منشی تلفنی آنلاین و مزایای استخدام منشی اینترنتی را در نظر بگیرید.
منشی تلفنی آنلاین کیست؟
- منشی تلفنی آنلاین یک کارمند از راه دور است که می‌تواند وظایف خود را برای کمک به شما و تیم شما در کارهای مختلف انجام دهد.
- یک منشی مجازی، هیچ قید مکانی و بسته به نوع کار، حتی هیچ قیدزمانی نداشته و در هر کجایی که به اینترنت و کانال‌های ارتباطی آنلاین دسترسی داشته باشد، می‌تواند به انجام امور حرفه‌ای خود مشغول شود.
بسیاری از شرکت‌ها متوجه‌ی مزایای دورکاری شده‌اند؛ به همین دلیل ممکن است شمار مشاغل انعطاف‌پذیر نیز همچنان گسترش یابد.
لازم است این مورد را ذکر کنیم که منشی مجازی و دستیار مجازی تفاوت‌های جزئی با یکدیگر دارند که در این مقاله می‌توانید تفاوت‌های این دو را بخوانید.
چرا منشی تلفنی دورکاری؟
یک منشی تلفنی می‌تواند به ارزش کسب و کار شما بیش از آنچه که تصور می‌کنید اضافه کند. با پیشرفت تکنولوژی و انجام کارهای بیشتر شرکت‌ها در خارج از مناطق محلی خود، کار از راه دور به یک نوع مشاغل مشروع تبدیل شده است. شرکت‌ها با کارکنان مشاغل دورکاری، هزینه‌ی سربار را پس‌انداز می‌کنند و کارکنان نیز هزینه رفت و آمد و حمل و نقل را پس‌انداز می‌کنند. هر دو طرف با پذیرش دورکاری به عنوان یک جایگزین مناسب در محل کار، گزینه‌های اشتغال را گسترش می‌دهند. منشی تلفنی آنلاین بهترین انتخاب برای کار از راه دور و مشاغل مدرن است.
چه کسب و کارهایی می‌توانند از منشی تلفنی استفاده کنند؟
منشی اغلب صدای یک شرکت است. یک رویکرد حرفه‌ای، خصوصی و نسبتاً بدون وقفه است.
افراد زیر می‌توانند از خدمات منشی مجازی که در واقع یک منشی تلفنی است استفاده کنند:
- تمام مدیران، کارآفرینان و افرادی که نیاز به کمک دارند ولی به هر دلیلی نمی‌خواهند کسی را در محل شرکت استخدام کنند.
- افرادی که کسب و کارهای کوچک و متوسط دارند و فضای کافی یا هزینه‌ی لازم برای استخدام منشی را ندارند.
و از جمله کسب و کارهایی چون:
- شرکت‌های خدماتی حوزه‌ی تاسیسات
- خدمات منزل
- طراحی داخلی
- چاپ و تبلیغات
- سایت‌های اینترنتی
- فروشگاه‌های آنلاین
- و تمام کسب و کارهایی که نیاز به مراجعه‌ی حضوری ندارند.
مزایای دورکاری و بهره‌گیری از منشی تلفنی و وظایف آن
اگر صاحب مشاغل کوچک یا به دنبال بهبود مدیریت زمان هستید، استخدام منشی تلفنی دورکار می‌تواند اقدامی هوشمندانه باشد. تصور کنید یک منشی از راه دور در خدمت شماست که می‌تواند در انجام کلیه‌ی وظایف اداری به شما کمک کند. منشی‌های مجازی به طور فزاینده‌ای در جهان تجارت محبوب شده‌اند و می‌توانند زندگی شما را از جهات مختلف ساده‌تر کنند.
1) بهبود بهره‌وری
بارزترین مزیت استخدام منشی اینترنتی این است که شما زمان بیشتری برای تمرکز بر وظایفی خواهید داشت که تنها شما می‌توانید انجام دهید. بسیاری از دستیارهای مجازی تجربه زیادی در اختیار دارند و شما نگران وقت زیادی برای آموزش آن‌ها نخواهید بود. دورکاری از این جهت که عوامل مُخل تمرکز مانند: حضور همکاران و صحبت‌های وقت و بی‌وقت را حذف می‌کند، می‌تواند بهره‌وری کارکنان را افزایش دهد. دورکاری توسط طیف وسیعی از مشاغل، دولت‌ها و سازمان‌های غیرانتفاعی پذیرفته شده است. ممکن است این ارگان‌ها، کار از راه دور را برای کاهش هزینه‌ها استفاده کنند، کارکنان دورکاری نیازی به دفتر ندارند، فضایی که برای تامین آن نیاز به صرف هزینه است.
2) کارمندی آموزش دیده برای انجام فعالیت‌های مورد نظر شما
اگر وظیفه‌ی خاصی وجود دارد که باید به درستی انجام شود، اما بیشترین وقت شما را در هفته مصرف می‌کند، داشتن یک دستیار مجازی یک حرکت هوشمندانه است. این افراد قبلاً آموزش دیده‌اند تا در زمینه‌های کاری خاص پیشرفت کنند و اغلب در زمینه‌های خود متخصص هستند.
3) انعطاف پذیری
با استخدام منشی اینترنتی، می‌توانید از مزایای ارتباط با کارمند در هر زمان که برای شما مناسب است بهره‌مند شوید. هر زمان که شما و دستیارتان وقت داشتید می‌توانید ساعات کار را تکمیل کنید.
4) همیشه در دسترس بودن
همیشه در دسترس بودن و پاسخگو بودن برای مشتریان باعث می‌شود، مشتریان شما نارضایتی از بابت عدم پاسخگویی نداشته باشند. مطمئن هستید که همواره فردی پاسخگوی مشتریان است و در صورت نیاز اطلاعات مربوط به مشتریان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید با آن‌ها تماس بگیرید.
5) کمک به کاهش هزینه‌ها
در شرایط کنونی اقتصادی، معضل اصلی کسب و کارهای کوچک و بزرگ افزایش هزینه‌ها است. حتی اگر در حال حاضر پولی برای استخدام کارکنان تمام وقت ندارید، یک منشی تلفنی آنلاین می‌تواند به شما کمک کند تا خلاءهای کسب و کار خود را پر کنید تا هر یک از پروژه‌های شما به موقع به پایان برسد به جای این که احساس کنید شما مسئول هر چیز کوچکی هستید.
معایب دورکاری و استفاده از منشی تلفنی آنلاین
در حالی که بدون تردید مزایای زیادی از استخدام منشی اینترنتی به دست می‌آید، اما باید بدانید که می‌تواند معایبی نیز داشته باشد. با افزایش تعداد منشیان مجازی، انتظار می‌رود که همه آن‌ها با آموزش و مهارت‌های با کیفیت بالا که برای بهبود کسب و کار خود نیاز دارید، نباشند. مشکلات زیر از رایج‌ترین مشاغل برون سپاری برخی از کارهای شما در جهان است:
1) حضوری نبودن جلسات
فقط صحبت از طریق ایمیل، پیامک یا تلفن می‌تواند ارتباط بین شما و دستیار مجازی شما را مختل کند. ارتباطات نادرست نه تنها می‌تواند مانع اجرای پروژه‌ها شود، بلکه قطع برق و مشکلات فنی نیز می‌توانند در روند کار مشکلاتی را ایجاد کند.
همکال با داشتن تجهیزات مناسب و کادر مجرب می‌تواند باعث جلوگیری از به وجود آمدن این مشکلات شود.
2) عدم نظارت منظم
- بسیاری از دستیاران مجازی مبتدی هستند و ممکن است انگیزه‌ی پایینی داشته باشند،
- یا در صورتی که برای بیش از یک مشتری همزمان کار کنند، برای تکمیل پروژه‌های خود مشکل داشته باشند.
- برخی از کارکنان از انضباط، استقلال و تعهد کافی برای دورکاری برخوردار نیستند و همین امر باعث افت کیفیت کار می‌شود.
در مجموعه‌ی همکال، ما بر استقرار افراد مناسب تمرکز می‌کنیم و شما می‌توانید به صورت روزانه و آنلاین گزارشات مربوطه را دریافت کنید.
3) خطر بیشتر نقض امنیت
دانستن اینکه چقدر می‌توانید به دستیار مجازی خود اعتماد کنید، چالش برانگیز است. دستیاری که فاقد مدارک و منابع معتبر باشد، می‌تواند کسب و کار شما را در معرض خطر قرار دهد.
همکال می‌تواند با رعایت تمام حقوق و قوانین مربوط به عدم افشای اطلاعات این اطمینان را برای حفظ اطلاعات شما داشته باشد.
وظایف منشی تلفنی دورکار
از جمله وظایف منشی تلفنی دورکار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد و ویرایش گزارشات تجاری و داده‌های جلسه
- پاسخ دادن به تماس‌ها
- دریافت پیغام مشتریان
- انتقال تماس‌ها به افرادی که مشخص کرده‌اید
- تماس با مشتریان شما
- تنظیم و ثبت سفارش قرار ملاقات‌ها
- دریافت و ارسال فکس
سخن پایانی
اگر به دنبال پیشرفت کاری و استفاده از تمام امکانات موجود در زمینه‌های شغلی خود هستید، بهتر است با زمان پیش بروید و به روز باشید تا در وقت و هزینه‌ی خود صرفه‌جویی کنید. پدیده‌ی کارهای مجازی با سرعت بالایی در حال پیشرفت هستند این شما هستید که باید بدانید می‌خواهید کسب و کارتان پیشرفت کند یا خیر.
مرکز تماس همکال یکی از خدماتی که ارائه می‌کند در قالب منشی مجازی برای کسب‌وکارهای مختلف است. این خدمات با کیفیت عالی و هزینه مناسب برای شما انجام می‌شود.
