در دنیای تجارت امروز، شرکت‌ها و سازمان‌ها باید انعطاف‌پذیرتر و سازگارتر از همیشه باشند. پیشرفت‌های تکنولوژیکی در زمان امروز، فضای کسب‌وکار را کاملاً دگرگون کرده است. جوامع گذشته بومی‌تر و محدودتر بوده‌اند اما شیوه‌های تجاری مدرن نحوه عملکرد شرکت‌ها و نحوه ارتباط آن‌ها با مشتریان خود را تغییر داده است. در همین راستا نیاز به منشی مجازی با دستیار مجازی دارند. در این مقاله به ضرورت به کارگیری و تفاوت منشی و دستیار مجازی می‌پردازیم.
ضرورت به کارگیری منشی یا دستیار مجازی
موفقیت در دنیای شرکت‌ها می‌تواند برای صاحبان مشاغل کوچک و متوسط پر از مانع باشد. اما همانطور که آن‌ها می‌گویند، رم در یک روز ساخته نشده است.
خدمت به مشتریان و اطمینان از ارائه خدمات باکیفیت باعث حفظ موقعیت تجاری شما می‌شود، بازاریابی موثر، آموزش کارکنان، طراحی استراتژی‌های موفق و … را شما به تنهایی نمی‌توانید انجام دهید.
اولین قدم برای ایجاد یک برند موفق زمانی است که صاحبان مشاغل بپذیرند که نمی‌توانند تمام کارها را به تنهایی انجام دهند. تفویض وظایف به افراد باتجربه به شما فرصت بیشتری می‌دهد تا زمینه را برای سازمان خود فراهم کرده و به عنوان مدیر بر پروژه‌های مهم‌تری تمرکز کنید.
افراد و مراکز زیادی برای کمک به شما در انجام کارهای روزمره که یا قادر به انجام آن‌ها نیستید یا وقت انجام آن‌ها را ندارید، وجود دارند که برای رشد کسب و کار شما ارزشمند هستند.
هر کارآفرین یا صاحب مشاغل کوچک برای انجام وظایف خود، نیاز به استخدام افراد درستی دارد که تجارت و اهدافی که دارد را بشناسد. استخدام یک منشی یا یک دستیار مجازی باعث افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در هزینه‌های شما در کسب و کار می‌شود.
منشی مجازی کیست؟
قدم و تصمیم اول برای شرکت‌ها بسیار مهم است. این موضوع حرفه‌ای بودن و قابلیت اطمینان را به تصویر می‌کشد که به شما کمک می‌کند ضمن جذب مشتری، ارتباطی عالی با مصرف کنندگان فعلی خود داشته باشید. همچنین استخدام یک منشی مجازی مناسب باعث افزایش اعتبار تجاری شما و حفظ مشتری می‌شود.
منشی مجازی (VS) فردی کاملاً آموزش دیده است که از راه دور کار می‌کند و خدماتی چون پاسخگویی تلفنی، تجربه بهینه مشتری (CX) را با حفظ تصویر برند شما ارائه می‌دهد و سایر کارهای حیاتی مانند موارد زیر را نیز بر عهده دارد:
- پاسخگویی و برقراری تماس تلفنی
- پشتیبانی مشتری
- سنجش رضایت مشتری
- انتقال و هدایت تماس
- تنظیم قرار ملاقات‌ها و هماهنگی جلسات
- پیگیری پیام‌ها
هر ارتباط متقابل با مشتری برای مشاغل کوچک، اهمیت دارد، زیرا این تماس‌های تلفنی اولیه می‌تواند به یک مشتری بالقوه تبدیل شود.
دستیار مجازی کیست؟
گسترش تجارت به معنای غرق شدن در یک کار شلوغ است که وقت و انرژی زیادی می‌طلبد.
برای دستیابی به تعادل در گردش کار، بدون مواجه شدن با هرگونه فرسودگی احتمالی، باید افراد با مهارت مناسب را استخدام کنید.
دستیار مجازی (VA) فردی کاملاً واجد شرایط است که در عین مستقر نبودن در مرکز و سازمان شما، به شما کمک کرده و از کسب و کارتان پشتیبانی می‌کند. دستیارهای مجازی تمام کارکردهای مربوط به مدیریت را برعهده دارند و مسئولیت‌های آن‌ها شامل موارد زیر است:
- پاسخگویی و هدایت تماس‌های تلفنی
- پاسخ به ایمیل‌ها
- مدیریت و پشتیبانی شبکه‌های اجتماعی
- صدور صورتحساب و حسابداری
- مدیریت زمان و هزینه‌ها
- بازاریابی تلفنی
- به‌روزرسانی وب‌سایت
- مدیریت و نظارت بر داده‌ها و اطلاعات
- انجام مکاتبات اداری
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- ثبت نتایج تماس‌ها در نرم افزار CRM همکال یا کارفرما
- زمانبندی جلسات / مدیریت سفر
تقریباً همیشه مسائل مدیریتی هستند که در نهایت ثبات سازمان را خراب نموده و شرایط شکننده‌ای را ایجاد می‌کنند. با داشتن یک دستیار مجازی در کنار خود می‌توانید بر ناسازگاری‌های مختلف غلبه کنید. رشد کسب و کار خود را بهبود ببخشید و آن را به خوبی سازماندهی کنید.
نقطه اشتراک منشی مجازی و دستیار مجازی
کارکنان مجازی هدیه توسعه فناوری و دیجیتالی شدن هستند. انقلابی که در دنیای تجارت رخ داده است سطح کارآیی، چابکی و قابلیت‌پذیری را افزایش داده است.
طبق آمار، دورکاری مبتنی بر عملکرد، مورد تایید 85٪ شرکت‌ها و مشاغل کوچک و متوسط است که به دلیل انعطاف پذیری بیشتر، بهره وری را بهبود می‌بخشد.
کارمندان مجازی ماهر (با قابلیت دسترسی به منابع و مهارت‌های کافی) به تجارت و شرکت‌ها کمک کرده‌اند تا با سرعت بیشتری گسترش پیدا کنند. مشاغل بی‌شماری از دستیاران و منشی‌های مجازی کمک گرفته‌اند و به این واسطه، رشد چشمگیری داشته‌اند.
هر دو به کسب‌و کارهای چندگانه خدمت می‌کنند
- منشی‌ها و دستیاران مجازی افراد بسیار آموزش دیده‌ای هستند که می‌توانند حجم زیادی از تماس‌ها و پروژه‌ها را به راحتی اداره کنند.
- کار از راه دور، حرفه‌ای بودن و منابع مشترک به آن‌ها این امکان را می‌دهد همزمان به چندین کسب و کار و شرکت خدمات دهند.
هیچ یک از آن‌ها کارمند تمام وقت نیستند
منشی و دستیار مجازی همیشه در دسترس هستند تا خدمات خود را در طول روز به شما ارائه دهند (پشتیبانی 7 * 24 ) زیرا آن‌ها دورکار هستند و در صورت تماس کار شما را تسهیل می‌کنند.
اما کارمندان تمام وقت برای مدت محدودی در دسترس هستند (معمولاً 9-5) و بسیار گران‌تر از یک منشی مجازی یا یک دستیار مجازی هستند.
هم مقرون به صرفه هستند و هم خدمات بسیار خوبی را با هزینه کمتر ارائه می‌دهند
هنگامی که یک منشی مجازی یا یک دستیار مجازی را استخدام می‌کنید، دیگر نیازی به پرداخت ماهانه حقوق ثابت با مزایای اضافی به یک کارمند اختصاصی در خانه ندارید.
شما حقوق آن‌ها را مطابق با ساعاتی که آن‌ها برای شما کار می‌کنند پرداخت می‌کنید.
خدمات آن‌ها در برنامه‌های مختلف متناسب با بودجه‌های مختلف با توجه به نیازهای هر کسب و کار ارائه می‌شود.
تفاوت های عمده بین منشی و دستیار مجازی
این روزها، تقاضا برای کارمندان مجازی سر به فلک کشیده است. کارآفرینان غالباً دو اصطلاح منشی و دستیار مجازی را به اشتباه به کار می‌برند، در حالی که با هم تفاوت دارند.
منشی مجازی
1) منشی با ارباب رجوع و مشتریان در ارتباط است زیرا آن‌ها نماینده مشتری شرکت شما هستند. وظایف اصلی آن‌ها شامل:
- پاسخدهی و هدایت تماس‌های تلفنی
- نوبت‌دهی
- مدیریت قرارها
- جمع‌آوری اطلاعات تماس گیرنده و … است.
2) شغل یک منشی مجازی کاملاً متمرکز بر مشتری است و آن‌ها در تعامل با مشتریان فعلی و بالقوه و ارائه خدمات درجه یک به این مشتریان هستند. رضایت مشتری اولویت آن‌ها است.
3) وظایف کلیدی یک منشی مجازی ارائه راه‌حل‌های فوری و به موقع، پاسخ به سوالات متداول و حل مشکلات پیش روی مشتریان و چشم‌اندازهای شماست.
4) آن‌ها خط مقدم شرکت شما را تشکیل می‌دهند. این امر به کسب و کارها کمک می‌کند تا بیشتر پاسخگو باشند زیرا افرادی که دارای آداب و معاشرت تلفنی پیشرفته هستند در دسترس‌اند تا به درخواست‌های شما پاسخ دهند.
دستیار مجازی
1) از طرف دیگر دستیار مجازی با شما ارتباط برقرار می‌کند و نتایج را به شما ارائه می‌دهد. وظایف اصلی آن‌ها عبارتند از:
- مدیریت تماس‌های مربوط به مشاغل شما
- پاسخدهی به ایمیل‌ها
- مدیریت رسانه‌های اجتماعی
- سازماندهی کسب و کار شما
- انجام سایر کارهای مهم اداری
2) در مقابل، نقش یک دستیار مجازی متمرکز بر عملیات است. آن‌ها تأکید بیشتری بر فعالیت‌هایی دارند که بر جریان کسب و کار و مدیریت تأثیر می‌گذارند (مدیریت بودجه، توزیع سرمایه، مدیریت داده‌ها و غیره).
3) مسئولیت دستیار مجازی این است که اطمینان حاصل کنند تمام کارها به طور ماهرانه انجام شده است. استراتژی وظیفه محور آن‌ها کمک می‌کند تا در یک بازه زمانی تعداد زیادی از اهداف را محقق سازند.
چه زمان و برای چه کسب و کاری باید منشی مجازی استخدام کنید؟
با توجه به تفاوت منشی و دستیار مجازی، اگر:
- شما مالک یک شرکت کوچک و متوسط در حال گسترش هستید،
- برقراری هر تماس تلفنی برای شما واجد ارزش است.
- شما می‌خواهید مطمئن شوید که به تمام تماس‌های شما به موقع پاسخ داده می‌شود!
چاره کار، استخدام یک کارمند تمام وقت دیگر نیست بلکه یک منشی مجازی مقرون به صرفه است. مهارت‌های استثنایی و نگرش دوستانه آن‌ها، مشتریان شما را راضی می‌کند – بدون هیچ تلاشی از طرف شما.
سخن پایانی
آیا کسب و کار در حال رشد شما، بر تعداد کارهای روزمره‌تان افزوده است؟ اگر بله، وقت آن است که شما یک سرمایه‌گذاری هوشمند انجام دهید و یک دستیار مجازی استخدام کنید.
یک دستیار مجازی از مدیریت رسانه‌های اجتماعی گرفته تا سازماندهی داده‌های دیجیتالی شما را می‌تواند انجام دهد و به شما کمک می‌کند:
- در کم‌ترین زمان بتوانید بر فهرست کارهای روزانه خود مسلط شوید.
- از تمام کارهای تکراری که بی‌جهت وقت شما را می‌گیرند رها شوید.
یک دستیار مجازی، می‌تواند زندگی تجاری شما را دگرگون کند، جایی که در نهایت می‌توانید روی کارهای استراتژیک تمرکز کنید و راه را برای گسترش شرکت خود هموار کنید. شما هر زمان که نیاز دارید می‌توانید با پرداخت بخشی از هزینه یک کارمند حضوری، از خدمات دستیار مجازی، بهره‌مند شوید.
مرکز تماس همکال یکی از انواع خدماتی که ارائه می‌دهد خدمات منشی مجازی است. که می‌توانید از این خدمت برای بهبود روند کار خود استفاده کنید.
