برخی از کسب و کارها و همچنین استارتاپ ها در ابتدای مسیر خود و پیش از توسعه، با حجم پایینی از تماس‌های ورودی و تماس‌های خروجی مواجه هستند. استخدام یک منشی حضوری و تمام وقت برای بخش عمده ای از این نوع کسب‌وکارها از نظر اقتصادی توجیه‌پذیر نیست. مرکز تماس همکال به این کسب‌وکارها استفاده از خدمت «دفتر کار مجازی» به عنوان دفتر کار آنلاین را پیشنهاد می‌کند. در این خدمت، کارشناسان تماس همکال، پاسخگوی تماس های کسب‌وکار و برقرارکننده تماس‌های خروجی آن هستند. اگر تمایل داشته باشید که کارشناس به جز پاسخگویی به تماس‌ها سایر امور مانند ارسال پیام برای مشتریان، مدیریت شبکه‌های اجتماعی را هم انجام دهد، می‌توانید از خدمت «منشی مجازی همکال» استفاده کنید.
انواع خدمات دفتر کار مجازی
این خدمت برای کسب‌وکارهایی مناسب است که قصد دارند صرفا یک نیروی دورکار برای پاسخگویی به تماس‌های ورودی و برقراری تماس‌های خروجی داشته باشند. همکال علاوه‌بر ارائه این خدمت، زیرساخت‌های دیگری مانند نرم افزار مرکز تماس، نرم افزار CRM جهت ثبت نتایج تماس ها و یک خط تلفن ویپ هم (تا زمانی که کارفرما از خدمات همکال استفاده می‌کند) در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد. (همکال همچنین می‌تواند از خطوط تلفن کارفرما جهت پاسخگویی به تماس‌ها و برقراری تماس‌های خروجی استفاده کند).
تعرفه دفتر کار آنلاین متناسب با تعداد تماس‌های ورودی یا خروجی و سایر شرایط مورد نظر کسب‌وکارها محاسبه می‌گردد. اما در حالت کلی تعرفه این خدمت به ازای هر تماس ورودی و خروجی محاسبه و اعلام می‌گردد. برای دریافت تعرفه دقیق با همکال تماس بگیرید.
خدمت منشی مجازی به کسب‌وکارهایی ارائه می‌شود که تمایل دارند یک نیروی اختصاصی داشته باشند تا علاوه‌بر پاسخگویی به تماس‌های ورودی و برقراری تماس‌های خروجی، به انجام سایر وظایف محوله بپردازد. این وظایف می‌تواند شامل تنظیم و هماهنگی جلسات و قرار ملاقات و اطلاع به کارفرما، سنجش رضایت مشتریان، انتقال و هدایت تماس، راهنمایی و پشتیبانی مشتریان طبق دستورالعمل کارفرما،استخراج اطلاعات لازم از اینترنت، پیگیری پیام‌ها و … باشد.
تعرفه این حالت متناسب با نیازمندی کسب‌وکارها متفاوت بوده و باید محاسبه گردد. در نتیجه برای این حالت تعرفه از پیش تعیین‌شده‌ای وجود ندارد و صرفا به تعداد تماس‌ها بستگی ندارد؛ اما در حالت کلیتعرفه این خدمت به ازای هر ساعت محاسبه و اعلام می‌گردد. برای دریافت تعرفه دقیق با همکال تماس بگیرید.
این خدمت برای کسب‌وکارهایی مناسب است که قصد دارند صرفا یک نیروی دورکار برای پاسخگویی به تماس‌های ورودی و برقراری تماس‌های خروجی داشته باشند. همکال علاوه‌بر ارائه این خدمت، زیرساخت‌های دیگری مانند نرم افزار مرکز تماس، نرم افزار CRM جهت ثبت نتایج تماس ها و یک خط تلفن ویپ هم (تا زمانی که کارفرما از خدمات همکال استفاده می‌کند) در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد. (همکال همچنین می‌تواند از خطوط تلفن کارفرما جهت پاسخگویی به تماس‌ها و برقراری تماس‌های خروجی استفاده کند).
تعرفه دفتر کار آنلاین متناسب با تعداد تماس‌های ورودی یا خروجی و سایر شرایط مورد نظر کسب‌وکارها محاسبه می‌گردد. اما در حالت کلی تعرفه این خدمت به ازای هر تماس ورودی و خروجی محاسبه و اعلام می‌گردد. برای دریافت تعرفه دقیق با همکال تماس بگیرید.
خدمت منشی مجازی به کسب‌وکارهایی ارائه می‌شود که تمایل دارند یک نیروی اختصاصی داشته باشند تا علاوه‌بر پاسخگویی به تماس‌های ورودی و برقراری تماس‌های خروجی، به انجام سایر وظایف محوله بپردازد. این وظایف می‌تواند شامل تنظیم و هماهنگی جلسات و قرار ملاقات و اطلاع به کارفرما، سنجش رضایت مشتریان، انتقال و هدایت تماس، راهنمایی و پشتیبانی مشتریان طبق دستورالعمل کارفرما،استخراج اطلاعات لازم از اینترنت، پیگیری پیام‌ها و … باشد.
تعرفه این حالت متناسب با نیازمندی کسب‌وکارها متفاوت بوده و باید محاسبه گردد. در نتیجه برای این حالت تعرفه از پیش تعیین‌شده‌ای وجود ندارد و صرفا به تعداد تماس‌ها بستگی ندارد؛ اما در حالت کلیتعرفه این خدمت به ازای هر ساعت محاسبه و اعلام می‌گردد. برای دریافت تعرفه دقیق با همکال تماس بگیرید.
مزیت‌های دفتر کار مجازی همکال
- در نظر گرفتن خط تلفن اختصاصی برای کسب‌وکارها
- مشارکت در تهیه سناریو و اسکریپت انواع تماس‌های خروجی
- تست کیفیت عملکرد کارشناس تماس پیش از ارائه خدمت
- ثبت نتایج در بستر CRM همکال
- ایجاد دسترسی به پنل ضبط مکالمات برای ارزیابی کیفیت
- برقراری تماس خروجی با تماس‌های ورودی بی‌پاسخ
تفاوت خدمت «دفترکار مجازی» با «منشی مجازی»
خدمت «دفترکار مجازی» یا دفتر کار آنلاین با خدمت «منشی مجازی» متفاوت است. در خدمت دفترکار مجازی، کارشناس تماس صرفا به برقراری تماس‌های خروجی یا پاسخگویی به تماس‌های ورودی می‌پردازد. در خدمت منشی مجازی، کارشناس تماس به جز برقراری تماس‌های خروجی و پاسخگویی به تماس‌های ورودی مشتریان، به امور دیگری نظیر ارسال پیام، چک کردن ایمیل، تنظیم قرار ملاقات و … می‌پردازد. به عبارتی منشی مجازی به تمام کارهایی که یک منشی به صورت حضوری انجام می‌دهد، رسیدگی می‌کند.
شرایط و قوانین استفاده از دفتر کار مجازی همکال
مراحل دریافت خدمت دفتر کار مجازی
اعلام نیازمندی و ارائه اطلاعات کسب‌وکار
اعلام نیازمندی به همکال و ارائه اطلاعاتی از نوع تماس‌ها (ورودی یا خروجی)، تعداد تماس‌ها، میانگین طول مکالمات، ساعات پاسخگویی و سایر فعالیت‌هایی که کارشناس تماس لازم است انجام دهد.
ارائه پلن‌های پیشنهادی و انعقاد قرارداد
همکال پلن‌های مختلف قیمتی را به کارفرما ارائه می‌کند و پس از مذاکره، انعقاد قرارداد و ارائه توافقنامه منع افشای اطلاعات (NDA) از سوی همکال به کارفرما ارائه می‌شود.
تخصیص سوپروایزر و دریافت آموزش‌ها
همکال، یک سوپروایزر برای انجام فعالیت مشخص می‌کند و او اسکریپت لازم برای پاسخگویی به تماس‌ها، سوالات و جواب‌های متداول را دریافت می‌کند و در پنل همکال ثبت می‌کند و همچنین به کارشناسان تماس همکال آموزش می‌دهد.
تخصیص خط تلفن، نرم افزار مرکز تماس و CRM
خط تلفن ویپ (VOIP)، نرم افزار مرکز تماس و نرم افزار CRM از سوی مرکز تماس همکال به کارفرما تخصیص می‌یابد. در صورت تمایل مشتری از خطوط و بستر ثبت اطلاعات مشتری نیز استفاده می‌شود.
شروع ارائه خدمت و ثبت گزارش‌ها
پس از تخصیص زیرساخت‌ها، ارائه خدمت آغاز و گزارش‌ها در CRM ثبت می‌شود. CRM همکال قابلیت نمایش صوت‌های ضبط شده مکالمات را برای خطوط کارفرما نیز دارد.
مراحل دریافت خدمت دفتر کار مجازی
1. اعلام نیازمندی و ارائه اطلاعات کسب‌وکار
اعلام نیازمندی به همکال و ارائه اطلاعاتی از نوع تماس‌ها (ورودی یا خروجی)، تعداد تماس‌ها، میانگین طول مکالمات، ساعات پاسخگویی و سایر فعالیت‌هایی که کارشناس تماس لازم است انجام دهد.
2. ارائه پلن‌های پیشنهادی و انعقاد قرارداد
همکال پلن‌های مختلف قیمتی را به کارفرما ارائه می‌کند و پس از مذاکره، انعقاد قرارداد و ارائه توافقنامه منع افشای اطلاعات (NDA) از سوی همکال به کارفرما ارائه می‌شود.
3. تخصیص سوپروایزر و دریافت آموزش‌ها
همکال، یک سوپروایزر برای انجام فعالیت مشخص می‌کند و او اسکریپت لازم برای پاسخگویی به تماس‌ها، سوالات و جواب‌های متداول را دریافت می‌کند و در پنل همکال ثبت می‌کند و همچنین به کارشناسان تماس همکال آموزش می‌دهد.
4. تخصیص خط تلفن، نرم افزار مرکز تماس و CRM
خط تلفن ویپ (VOIP)، نرم افزار مرکز تماس و نرم افزار CRM از سوی مرکز تماس همکال به کارفرما تخصیص می‌یابد. در صورت تمایل مشتری از خطوط و بستر ثبت اطلاعات مشتری نیز استفاده می‌شود.
5. شروع ارائه خدمت و ثبت گزارش‌ها
پس از تخصیص زیرساخت‌ها، ارائه خدمت آغاز و گزارش‌ها در CRM ثبت می‌شود. CRM همکال قابلیت نمایش صوت‌های ضبط شده مکالمات را برای خطوط کارفرما نیز دارد.
