همکال، به کسب‌وکارها، منشی یا دستیار مجازی اختصاص می‌دهد. این منشی به صورت دورکار فعالیت می‌کند. کسب‌وکارها می‌توانند به منشی اختصاصی خود، انواع فعالیت‌ها از جمله، پاسخگویی به تماس‌های ورودی، برقراری تماس‌های خروجی، پیگیری‌ها، مدیریت سفارشات و مدیریت صفحات کسب‌وکار در شبکه‌های اجتماعی را بسپارند.
وظایف منشی مجازی همکال
منشی تنها اختصاص به کسب‌وکار شما دارد و مستقیما با کارفرما در ارتباط است. این منشی تمامی کارهایی را که از یک منشی انتظار می‌رود را به صورت دورکاری انجام می‌دهد؛ از جمله:
- استخراج اطلاعات لازم از اینترنت
- انجام تماس‌های فروش و بازاریابی
- پاسخ به تماس‌ها در ساعات کاری (انتقال تماس به کارفرما در مواقع ضروری)
- راهنمایی و پشتیبانی مشتریان طبق دستورالعمل کارفرما
- برقراری تماس خروجی با مشتریان و ارسال پیام
- پاسخگویی به چت آنلاین، ایمیل و پیام مشتریان در شبکه‌های اجتماعی مختلف
- پیگیری از مشتریان و سنجش میزان رضایت مشتریان
- تنظیم قرارهای ملاقات و جلسات و اطلاع به کارفرما
تفاوت منشی دورکار با مرکز تماس
منشی دورکار و کارشناسان تماس هر دو پاسخگوی تماس ورودی و برقرارکننده تماس خروجی هستند. گاهی کسب‌وکارها برای مدیریت تماس‌های خود، ثبت نتایج هر تماس، استخراج اطلاعات از اینترنت، انواع تماس خروجی و … تنها به یک کارشناس تماس نیاز دارند که در این حالت بهترین گزینه برای این کسب‌وکارها، استخدام یک منشی دورکار است. اما اگر کسب‌وکارها برای پشتیبانی از مشتریان خود به بیش از یک کارشناس تماس نیاز داشته باشند، «کال سنتر» بهترین گزینه است. در این حالت حجم تماس‌ها به گونه‌ای بالاست که برای پشتیبانی از آن باید تعدادی از کارشناسان پاسخگوی تماس‌ها باشند.
تفاوت منشی دورکار با مرکز تماس
منشی دورکار و کارشناسان تماس هر دو پاسخگوی تماس ورودی و برقرارکننده تماس خروجی هستند. گاهی کسب‌وکارها برای مدیریت تماس‌های خود، ثبت نتایج هر تماس، استخراج اطلاعات از اینترنت، انواع تماس خروجی و … تنها به یک کارشناس تماس نیاز دارند که در این حالت بهترین گزینه برای این کسب‌وکارها، استخدام یک منشی دورکار است. اما اگر کسب‌وکارها برای پشتیبانی از مشتریان خود به بیش از یک کارشناس تماس نیاز داشته باشند، «کال سنتر» بهترین گزینه است. در این حالت حجم تماس‌ها به گونه‌ای بالاست که برای پشتیبانی از آن باید تعدادی از کارشناسان پاسخگوی تماس‌ها باشند.
خدمت «منشی مجازی» یا «دفتر کار مجازی»؟
اگر برای پاسخگویی به تماس‌های ورودی یا برقراری تماس‌های خروجی خود صرفا به یک کارشناس تماس نیاز دارید، بهتر است به جای کالسنتر یا منشی مجازی، خدمت «دفتر کار مجازی» را دریافت کنید. مرکز تماس همکال به کسب‌وکارهایی که تمایل به دریافت خدمت «دفتر کار مجازی» دارند، CRM رایگان ارائه می‌کند یا از CRM اختصاصی کارفرما استفاده می‌کند. مزیت CRM همکال علاوه‌بر قابلیت ثبت نتایج، امکان ارائه صوت مکالمات به کارفرما را هم فراهم می‌کند.
خدمت «منشی مجازی» یا «دفتر کار مجازی»؟
اگر برای پاسخگویی به تماس‌های ورودی یا برقراری تماس‌های خروجی خود صرفا به یک کارشناس تماس نیاز دارید، بهتر است به جای کالسنتر یا منشی مجازی، خدمت «دفتر کار مجازی» را دریافت کنید. مرکز تماس همکال به کسب‌وکارهایی که تمایل به دریافت خدمت «دفتر کار مجازی» دارند، CRM رایگان ارائه می‌کند یا از CRM اختصاصی کارفرما استفاده می‌کند. مزیت CRM همکال علاوه‌بر قابلیت ثبت نتایج، امکان ارائه صوت مکالمات به کارفرما را هم فراهم می‌کند.
خدمات همکال در ارائه خدمت منشی مجازی
– پاسخگویی به سوالات مشتریان
– ثبت انتقادات و پیشنهادات
– اعمال تغییرات در پنل پشتیبانی
– جمع آوری داده و اطلاعات
– پیگیری مرسولات
– ثبت و پیگیری شکایات
– نظرسنجی تلفنی
– نظرسنجی پیامکی
– نظرسنجی ایمیلی
– رضایت سنجی از مشتریان
– تماس شاد (Happy Call)
– معرفی محصول و ثبت سفارشات
– اطلاع رسانی تلفنی
– اطلاع رسانی از طریق پیامک و فکس
– اطلاع رسانی از طریق ایمیل
– اطلاع رسانی از طریق تلگرام
– اطلاع رسانی از طریق واتساپ
– پاسخگویی به ایمیل و پیامک
– پاسخگویی به نظرات در پیامرسان
– پاسخگویی سریع به تیکت‌ها
– چت آنلاین با کاربران
– بررسی محتوای تولید شده در اپلیکیشن‌های موبایل
مراحل دریافت خدمت منشی مجازی
اعلام نیازمندی و ارائه اطلاعات کسب‌وکار
اعلام نیازمندی به همکال و ارائه اطلاعاتی از نوع تماس‌ها (ورودی یا خروجی)، تعداد تماس‌ها، میانگین طول مکالمات، ساعات پاسخگویی و اطلاعات مورد نیاز در خصوص کارهای غیر تماسی نظیر مدیریت پیج اینستاگرام، ارسال پیام به مشتریان.
محاسبه تعرفه خدمات و انعقاد قرارداد
محاسبه تعرفه خدمات از طرف همکال و اعلام به مشتری و مذاکره و انعقاد قرارداد و ارائه توافقنامه منع افشای اطلاعات (NDA) از سوی همکال به کارفرما
تخصیص خط تلفن
جهت پاسخگویی به تماس‌های ورودی یا برقراری تماس‌های خروجی، خط تلفن ویپ (VOIP) از سوی مرکز تماس همکال به کارفرما تخصیص می‌یابد. در صورت تمایل مشتری از خطوط ویپ مشتری نیز می‌توان استفاده کرد.
تخصیص منشی و شروع ارائه خدمت
تخصیص منشی و آموزش توسط کارفرما یا سوپروایزر داخلی و شروع کار و ثبت نتایج تماس‌ها در CRM کارفرما یا CRM همکار یا هر بستر مد نظر کارفرما و نظارت سوپروایزر بر عملکرد منشی
مراحل دریافت خدمت منشی مجازی
1. اعلام نیازمندی و ارائه اطلاعات کسب‌وکار
اعلام نیازمندی به همکال و ارائه اطلاعاتی از نوع تماس‌ها (ورودی یا خروجی)، تعداد تماس‌ها، میانگین طول مکالمات، ساعات پاسخگویی و اطلاعات مورد نیاز در خصوص کارهای غیر تماسی نظیر مدیریت پیج اینستاگرام، ارسال پیام به مشتریان.
2. محاسبه تعرفه خدمات و انعقاد قرارداد
محاسبه تعرفه خدمات از طرف همکال و اعلام به مشتری و مذاکره و انعقاد قرارداد و ارائه توافقنامه منع افشای اطلاعات (NDA) از سوی همکال به کارفرما
3. تخصیص خط تلفن
جهت پاسخگویی به تماس‌های ورودی یا برقراری تماس‌های خروجی، خط تلفن ویپ (VOIP) از سوی مرکز تماس همکال به کارفرما تخصیص می‌یابد. در صورت تمایل مشتری از خطوط ویپ مشتری نیز می‌توان استفاده کرد.
4. تخصیص منشی و شروع ارائه خدمت
تخصیص منشی و آموزش توسط کارفرما یا سوپروایزر داخلی و شروع کار و ثبت نتایج تماس‌ها در CRM کارفرما یا CRM همکار یا هر بستر مد نظر کارفرما و نظارت سوپروایزر بر عملکرد منشی
