مرکز تماس، چالشی بزرگ برای کسب‌وکارهای کوچک است. اگر شما به تازگی کسب‌وکار خود را شروع کرده‌اید، به احتمال زیاد با محدودیت استفاده از منابع مختلف روبرو هستید. به همین علت ممکن است فکر کنید وجود مرکز تماس برای ما ضروری نیست. اما باید بگوییم این تفکر اشتباه بوده و وجود این مرکز برای هر برندی الزامی است. زیرا می‌تواند با ارائه پشتیبانی مناسب فشار کاری را کاهش دهد و رضایت مشتریان را افزایش دهد.
وجود مرکز تماس در کسب‌وکار کوچک شما به صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری کمک خواهد کرد. اگر هنوز فکر می‌کنید که وجود این مراکز برای کسب‌وکار شما الزامی نیست یا نگران تأمین هزینه‌های آن هستید؛ این مطلب را تا انتها مطالعه کنید.
آیا کسب‌وکارهای کوچک به مرکز تماس نیاز دارند؟
کالسنتر به کسب‌وکار نوپای شما کمک می‌کند تا تجربه‌های مثبتی را برای مشتریان به‌وجود آورید. با پاسخ به سوالات آنها و ارائه راه‌حل‌های ساده برای مشکلات، این تجربه‌ی مثبت را به مشتریان هدیه می‌کنید. رضایت مشتری معیاری است که شما با داشتن چنین مرکز تماسی می‌توانید بدست آورید. اگر مرکزی داشته باشید که کارمندان بتوانند با مشتریان بالقوه تماس بگیرند، شاهد افزایش مشتریان جدید خواهید بود که به افزایش فروش کسب‌وکار شما کمک می‌کند.
ممکن است این سوال در ذهن شما نقش بسته باشد که کسب‌وکار کوچک بودجه کالسنتر را چگونه باید تأمین کند؟ مراکز تماسی وجود دارند که خدمات خود را به‌صورت برون‌سپاری در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهند. شما می‌توانید با استفاده از خدمات این مراکز، با کم‌ترین هزینه بهترین نیروها را در اختیار داشته باشید.
روش‌های مهم مرکز تماس برای بزرگ جلوه دادن کسب‌وکار کوچک
زمانی که در تلاش برای پیدا کردن مرکز تماسی مناسب برای کسب‌وکار خود هستید، دقت کنید تا روش‌های زیر را داشته باشد. این روش‌ها به بزرگ جلوه کردن کسب‌وکار شما کمک می‌کند.
1. روند ثبت درخواست سریع
راه‌اندازی کالسنتر اختصاصی برای کسب‌وکارها، زمان زیادی نیاز دارد. با دریافت خدمات از مراکز برون‌سپاری در کوتاه‌ترین زمان ممکن مرکز تماس خود را خواهید داشت. باید توجه کنید که مدت زمان اختصاص خدمات مراکز موجود چقدر است و کوتاه‌ترین زمان دریافت خدمات را انتخاب کنید.
2. پشتیبانی چند کاناله با مرکز تماس
در دنیای پیشرفته‌ی امروزی مشتریان انتظار دارند که هر لحظه و در هر پلتفرمی با کسب‌وکارها ارتباط داشته باشند. مرکز تماس این امکان را به کسب‌وکارهای کوچک می‌دهد که پشتیبانی چند کاناله ارائه دهند. با این کار می‌توانید از طریق تماس تلفنی، چت زنده و شبکه‌های اجتماعی با مشتریان خود در ارتباط باشید؛ این کار به بزرگ جلوه کردن کسب‌وکار شما کمک به‌سزایی می‌کند.
3. سازگاری با IVR
پاسخ به سوالات تکراری، می‌تواند باعث کاهش کارایی کارمندان مرکز تماس شود. به همین علت در این مراکز سیستم IVR یا پاسخ صوتی تعاملی راه‌اندازی شده تا به سرعت عمل پاسخگویی کمک کند. استفاده از سیستم‌های IVR باعث می‌شود سوالات متداولی مانند اطلاع از روز و ساعت کاری همچنین منوها به‌صورت پاسخ‌های از قبل ضبط شده پخش شود. کالسنتر با داشتن چنین سیستمی می‌تواند به سرعت بخشیدن و عملکرد مؤثر کارکنان این بخش کمک کند.
4. وجود رابط کاربری مناسب در مرکز تماس
وجود مسیری مشخص و آسان، باعث می‌شود تا ارائه‌ی خدمات پشتیبانی به مشتریان بهبود یابد. رابط کاربری به افرادی که در مرکز تماس کار می‌کنند مسیری واضح نشان می‌دهد تا بتوانند به‌راحتی به اطلاعات مشتریان دسترسی داشته باشند. این فرایند به سرعت پاسخ‌دهی کمک کرده و رضایت مشتری را افزایش می‌دهد.
5. به‌کارگیری ابزار مفید
اطلاعات مرکز تماس بسیار زیاد است که ثبت و دسترسی به آنها به‌صورتی سنتی و دستی کار دشواری است. به همین علت مراکز تماس برای رفع این مشکل باید از ابزارهای مفید استفاده نمایند. از جمله این ابزارها می‌توان به نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و هوش مصنوعی اشاره کرد.
6. قابلیت چت‌بات در مرکز تماس
چت‌بات‌ها نوعی هوش مصنوعی هستند که می‌توانند به سوالات پرتکرار مشتریان پاسخ‌های دقیق و درستی بدهند. این قابلیت به کسب‌وکار کوچک شما کمک می‌کند تا در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید و نیروی کم‌تری را استخدام کنید. این چت‌بات‌ها را می‌توانید به پشتیبانی وب‌سایت کسب‌وکار خود متصل کنید تا در زمان برقراری ارتباط از طرف مشتریان، به سرعت مشکلات آنها برطرف کند.
7. پیگیری و تحلیل آماری
برای هر کسب‌وکاری تجزیه و تحلیل اطلاعات مشتریان در اندازه‌گیری عملکرد کالسنتر اهمیت فراوانی دارد. شما برای کسب‌وکار کوچک خود می‌توانید از داشبوردها برای دریافت گزارشات در کم‌ترین زمان ممکن استفاده کنید. با جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها می‌توانید عملکرد مرکز تماس خود را طوری بهبود بخشید که رضایت مشتری و جذب مشتری افزایش پیدا کند.
8. مقیاس‌پذیری مرکز تماس
ممکن است شما برای کسب‌وکار کوچک خود قصد داشته باشید در ابتدای مسیر از یک یا دو کانال ارتباطی با حداقل نیرو استفاده کنید و پس از گذشت مدتی با گسترش کسب‌وکار، مرکز تماس را نیز گسترش دهید. لازمه این کار برنامه‌ریزی زودتر از موعد است تا بتوانید کالسنتر را همگام با کسب‌وکار خود رشد دهید. زمانی که برنامه‌ای مشخص برای پیشرفت و رشد کار خود دارید، به‌راحتی می‌توانید از کانال‌ها و ابزارهای ارتباطی بیشتری استفاده کنید. این کار به مدیریت آسان‌تر کسب‌وکار کمک کند و برند شما را بزرگ جلوه دهد.
سخن پایانی
کسب‌وکارهای کوچک با بهره‌مندی از کالسنتر می‌توانند خود را در نگاه مشتریان بزرگ جلوه دهند. این مراکز کمک می‌کنند تا مشتریان در هر لحظه سوالات و مشکلات خود را مطرح کرده و به سرعت پاسخ مناسب دریافت کنند. در این مقاله راه و روش‌های مهم که کالسنتر کمک می‌کند کسب‌وکار کوچک بزرگ جلوه کند، معرفی کردیم. با به‌کارگیری این روش‌ها می‌توانید رضایت مشتریان را بدست آورید و شاهد افزایش فروش باشید. چنانچه هزینه راه‌اندازی کالسنتر برای کسب‌وکار زیاد است می‌توانید از مراکز تماس برون‌سپاری استفاده کنید.
مرکز تماس همکال، یکی از مراکز تماس برون‌سپاری است که به کسب‌وکار کوچک شما کمک می‌کند تا خود را بسیار حرفه‌ای نشان دهد. ما در همکال نیروهای متخصصی داریم که شما با توجه به بودجه‌ای که دارید می‌توانید از تعداد مشخصی نیرو بهره ببرید. همچنین ما بستری فراهم کرده‌ایم که شما می‌توانید با خیالی آسوده برای گسترش مرکز تماس خود برنامه‌ریزی کنید. برای دریافت اطلاعات کامل همین حالا با ما تماس بگیرید.
