در سال‌های اخیر و به خصوص، در اثر گسترش زندگی آنلاین افراد، دورکاری به یک پدیده شغلی رایج تبدیل شده است، به گونه‌ای که بسیاری از اشخاص بدون حضور در محل کار (اعم از اداره، شرکت، کارخانه، و…) در منازل خود فعالیت‌های حرفه‌ای مختلفی انجام می‌دهند و از این راه کسب درآمد می‌کنند. یکی از مشاغلی که قابلیت انجام کار هم به صورت حضوری و هم به صورت دورکار را دارا می‌باشد، شغل منشی‌‌گری است که هر کدام از این شیوه‌ها، مزایا و معایب خاص خود را دارا می‌باشد، بنابراین اگر کارفرما بوده و به دنبال استخدام منشی دورکار یا حضوری هستید اما در انتخاب نوع دورکار یا حضوری آن شک دارید، در این پست از همکال، با ما همراه باشید.
منشی کیست؟
منشی در لغت به معنای ایجادکننده، به‌وجود آورنده و ابداع کننده است. اما در کسب و کار و ادبیات روزمره، منشی به شخصی گفته می‌شود که توسط شخص یا سازمانی استخدام گردد و از عهده وظایفی چون پاسخگویی به مراجعین تلفنی و حضوری، تنظیم برنامه روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر، اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی برآید.
شباهت‌ها و تفاوت‌های بین منشی دورکار و یا حضوری
شباهت‌ها
فردی که توسط شخص یا سازمانی به عنوان منشی دورکار یا حضوری استخدام می‌گردد، از لحاظ انجام مسئولیت‌ها و تعهد کاری با یکدیگر تفاوتی نداشته و باید از عهده وظایفی چون وظایف زیر برآید:
- تنظیم برنامه روزانه مسئول
- تنظیم جلسه‌ها
- نامه نگاری
- تنظیم انواع گزارش‌ها
- پاسخگویی به مشتریان
تفاوت‌ها
بارزترین تفاوت میان منشی دورکار یا حضوری در نحوه انجام کار و محیط کار و صرفه هزینه کمتر جهت رفت و آمد است. یعنی یک همکار مجازی، هیچ قید مکانی و بسته به نوع کار، حتی هیچ قید زمانی نداشته و در هر کجایی که به اینترنت و کانال‌های ارتباطی آنلاین دسترسی داشته باشد، می‌تواند به انجام امور حرفه‌ای خود مشغول شود.
همکار مجازی بجای حضور در دفتر کار، در منزل، در سفر و هر کجا که راحت است، بوسیله ارتباط‌های راه دور با تلفن، چت آنلاین، جلسه‌های ویدئویی و یا پست الکترونیک کار می‌کنند. البته بسته به محیطی که در آن فعالیت می‌کند می‌تواند به دو صورت کار خود را انجام دهد:
- می‌تواند در استخدام یک شرکت باشد ولی اصلا نیازی به حضور در دفتر کار نداشته باشد.
- می‌بایست هر چند روز یکبار برای انجام برخی امور به دفتر کار خود مراجعه کند.
وظایف کامل همکار مجازی را در این مقاله می‌توانید بخوانید.
معایب و مزایای استفاده از منشی حضوری چیست؟
مزیت‌های استفاده از منشی حضوری
- امکان نظارت مستقیم بر عملکرد
- امکان هماهنگی روزانه مدیر با منشی به صورت حضوری
- امکان نظارت بر کمیت و کیفیت کارها
- افزایش روحیه مشارکتی و مهارت‌های اجتماعی
- دسترسی سریع به منشی و پرسنل و مشورت با آن‌ها
- جلوگیری از فرسایش فرهنگ کار
معایب
1) افزایش هزینه و زمان رفت و آمد
2) محدودیت مکانی و زمانی (ضرورت انتخاب یک مکان و زمان مشخص و ثابت برای حضور منشی)
3) کلافگی و خستگی روحی و بازدهی پایین تر (به واسطه مراجعه مکرر و درخواستهای نابجا، شلوغی محیط و …)
4) توجه به ظاهر و پوشش
5) درنظرگرفتن عیدی، سنوات و حتی در برخی موارد بیمه کردن نیروی کار
6) متحمل شدن یک سری هزینه‌های جانبی چون
- هزینه کامپیوتر، میز، لوازم تحریر، وسایل گرمایشی و سرمایشی
- هزینه اینترنت
- قبض‌های سنگین خدماتی (اعم از آب، برق، گاز و تلفن)
- پذیرایی از پرسنل (صبحانه، میان وعده، نهار و …)
معایب و مزایای استفاده از منشی دورکار چیست؟
مزیت‌های منشی دورکار
1) افزایش بهره‌وری سازمانی
با انتخاب کارکنان و منشی‌های دورکار، افزایش بهره‌وری و هدر رفت انرژی در سازمان‌ها کاهش خواهد یافت. زمانی که نیروهای کار در پروژه دورکاری مشغول به کار می‌شوند از میزان تنش‌ها و درگیری‌ها و تعارضات سازمانی هم کم خواهد شد. در این شرایط، مدیران می‌توانند از فرصت‌ها برای برنامه‌ریزی در جهت استفاده بهینه از منابع سازمانی سود ببرند.
2) کاهش هزینه و زمان رفت و آمد
گاهی پیش می‌آید که محل کار و محل زندگی منشی از هم دور بوده و برای رسیدن به محل کار، باید مسافت زیادی طی شود. حتی گاهی به دلیل ترافیک، خواب ماندن یا … به موقع، سرکار حاضر نمی‌شوند، پس کاهش هزینه و زمان رفت و آمد خود عامل مهمی برای انتخاب شغل دورکاری است که البته باید به آن صرفه‌جویی اقتصادی را هم اضافه کرد.
3) نداشتن قید مکان و انعطاف پذیری بیشتر
گاهی پیش می‌آید به دلیل ترافیک، کسالت یا هر عامل دیگری نمی‌توانیم خود را به موقع به محل کار برسانیم. استفاده از همکار مجازی این قابلیت را فراهم می‌کند که دیگر زمان زیادی در ترافیک هدر نرود و در هر مکانی که فرد راحت است؛ حتی در سفر و … به امور کاری بپردازد. همکار مجازی خیلی سریع و در هر موقعیتی می‌تواند پاسخگوی تلفن و نامه‌ها باشد و محدودیت مکانی ندارد.
از طرفی دورکاری به کارکنان در ساعات کار و محل کار خود آزادی بیشتری می‌دهد و همین امر انعطاف پذیری بیش تری را برای کارکنان در حفظ تعادل میان کار و تعهدهای شخصی به همراه دارد.
4) انگیزه کاری بالا (انجام کارها در آرامش و بدون دغدغه فکری)
بسیار پیش می‌آید که بعضی عوامل در محل کار باعث کلافگی و از بین رفتن صبر منشی می‌شود. مراجعه مکرر و درخواستهای نابجا، شلوغی محیط دفتر و خیلی از عوامل دیگر باعث این کلافگی خواهند شد.
- همکار مجازی می‌تواند در محیط آرام و مناسب‌تر، با صبر و حوصله بیشتری به پاسخگویی سوالات و تلفنها بپردازد.
- همکار مجازی، از سلامت روانی بهتری برخوردار خواهد شد.
5) صرفه‌جویی در هزینه‌های جانبی
با استخدام منشی دورکار دیگر نیازی به اجاره دفتر یا شرکت نیست. همچنین حقوق برای منشی مجازی پایین‌تر از منشی‌های حضوری است. سیستم کامپیوتری، کاغذ، پول آب و برق، چای و… از دیگر مواردی هستند که با دورکاری می‌توانید این هزینه‌ها را حذف کنید.
6) انجام فعالیت‌ها طبق دستورالعمل‌های کارفرما
دستورالعمل‌های لازم همواره پیش روی همکار دورکار است. پس فقط طبق دستورالعمل‌های مدیر کارها را انجام می‌دهد.
7) انجام کارها با هماهنگی قبلی
گاهی مراجعه غیرمنتظره مشتری به محل کار یا دفتر رئیس باعث آشفتگی در محل کار می‌شود. با دورکاری می‌توانید با هماهنگی به تماس‌های وصل شده پاسخ بدهید.
به‌طور کلی دورکاری، بعلت حضور در محیطی که در تیررس دید عموم و مشتریان نیست، حواس‌پرتی کمتری را به‌همراه دارد.
8) ايجاد فرصتی مناسب برای اشتغال زنان و افراد ناتوان به عنوان منشی مجازی
استخدام منشی دورکار این امکان را برای معلولان و زنان خانه‌دار فراهم می‌کند که با وجود محدودیتهای خود از این فرصت شغلی بهره‌مند شوند.
9) فاکتور گرفتن از گزینه ظاهر و پوشش مناسب
بسیاری از افرادی که برای مصاحبه و استخدام منشی مراجعه می‌کنند دارای ظاهر مناسب و مورد پسند نیستند. دورکاری محدودیت پوششی ندارد و این امر موجب می‌شود که از ظاهر شخص فاکتور گرفته شود.
معایب
1) دشوار بودن انتخاب فرد متخصص، مطمئن و مسئولیت‌پذیر
پیدا کردن یک فرد متخصص و از همه مهم‌تر مورد اعتماد سخت خواهد بود. با توجه به ویژگی‌هایی که یک همکار مجازی باید داشته باشد، اگر خود شما مستقلا بخواهید یک همکار مجازی پیدا کنید، احتمال موفقیتتان کم است.
2) دشواری هماهنگی روزانه مدیر با منشی
هماهنگ کردن روزانه کارها می‌تواند دشوار باشد. این مشکل با سپردن فعالیت‌ها به یک شرکت که منشی مجازی مورد اعتماد خودش را به شما معرفی می‌کند حل خواهد شد. شما انتظارات خودتان را به شرکت ارائه دهنده اعلام می‌کنید و نظارت بر جزئیات بر عهده شرکت خواهد بود.
3) عدم نظارت مستقیم بر کمیت و کیفیت کار
با توجه به ویژگی‌ها و خصوصیات شغلی شما، کنترل و نظارت بر کیفیت و کمیت کار می‌تواند در مواقعی دشوار باشد. به همین دلیل، بهره‌وری ممکن است در بازه‌های مختلف افزایش یا کاهش یابد.
4) کاهش روحیه همکاری جمعی
روحیه همکاری جمعی در شغل‌های حضوری بالاتر است. اگر شما یک نیروی دورکار استخدام کنید، این روحیه بین شما و همکار مجازی شما در کمترین سطح خواهد بود. در شرکت‌های ارائه دهنده این خدمت به دلیل ارتباط منشی تلفنی با همکاران خود و سعی در برآورده کردن تعهدات شرکت این مشکل تا حدودی مرتفع خواهد شد.
نتیجه گیری: استخدام منشی دورکار یا حضوری؟
با در نظر گرفتن محاسن و معایب منشی‌دورکار یا حضوری به این نتیجه می‌رسیم که سپردن بخشی از فعالیت‌های هر مجموعه‌ای به شرکت‌های ارائه دهنده خدمات مرکز تماس، باعث بهبود تمرکز ما در کارها و صرفه‌جویی در هزینه‌ها است. در این نوع فعالیت علاوه بر اینکه هزینه فضا، تجهیزات، عیدی، سنوات و … پرداخت نمی‌شود، می‌توانید در هر زمانی با همکار مجازی خود و شرکت ارائه دهنده قطع همکاری کنید. در اکثر مناطق دنیا با پیشرفت علم و تکنولوژی، دسترسی آنلاین موجب سرعت بخشیدن به امور شده و بسیاری از معایبی که در کارهای حضوری وجود داشت با به‌وجود آمدن این قابلیت جدید حذف شده‌اند. اگر به دنبال پیشرفت کاری خودتان هستید بهتر است با زمان پیش بروید و به‌روز باشید تا در وقت و هزینه خود صرفه‌جویی کنید.
مرکز تماس همکال از جمله خدماتی که ارائه می‌دهد، منشی مجازی است. هریک از نیروهای همکال که ساعت‌ها آموزش و تست را گذرانیده‌اند می‌توانند بیشتر از 10 ساعت در روز اختصاصاً در خدمت شرکت و کسب و کار شما باشند. شما قابلیت نظارت دقیق و لحظه‌ای را دارید و می‌توانید تمام موارد را بررسی کنید و مستقیما با منشی در ارتباط باشید.
