پس از همه‌گیر شدن ویروس کرونا در دنیا، کسب‌و‌کارهای زیادی از دفتر کار مجازی برای ادامه حیات خود استفاده می‌کنند. به خاطر مقرون‌به‌صرفه بودن هزینه (از مزایای دفتر کار مجازی)، این گزینه جایگزین مناسبی برای شرکت‌های حضوری خواهد بود. دفاتر مجازی تمامی امکانات یک دفتر حضوری را دارند، پس مدیران با خیال راحت می‌توانند این جایگزینی را انجام دهند.
دور کاری حتی برای کارمندان نیز آزادی عمل بیشتری خواهد داشت. کارمندان می‌توانند از راه دور طبق چهارچوب مدیریتی، راندمان کاری بالاتری داشته باشند. مانند هر چیزی دفاتر مجازی هم نمی‌توانند به طور دقیق در همه جوانب کامل باشند. با اینکه این دفاتر مزایای بسیاری دارند اما از معایب آن‌ها نیز نمی‌شود چشم‌پوشی کرد. در ادامه این مقاله بیشتر در مورد دفاتر مجازی و دورکاری صحبت خواهیم کرد.
دفتر کار مجازی چیست؟
دفتر کار مجازی نوعی سرویس است. این سرویس برای مدیران کسب‌وکار امکانی را فراهم می‌کند تا با داشتن دفتر مجازی در هر جای دنیا که بخواهند یک دفتر رسمی برای کسب‌وکار خود داشته باشند. بعلاوه در این دفاتر مدیران و کارمندان می‌توانند از راه دور در هر مکانی که بخواهند کار کنند.
هزینه‌های دفتر مجازی به مراتب بسیار کمتر از دفتر کار فیزیکی است، به این صورت که هزینه‌های قبوض و اثاثیه به طور کامل حذف خواهد شد. همچنین هزینه اجاره کردن این دفاتر به مراتب کمتر از اجاره دفاتر حضوری خواهد بود.
دفاتر مجازی طیف وسیعی از ویژگی‌هایی مانند: خدمات تلفنی، آدرس پستی، خدمات چاپ و فکس، اشتراک‌گذاری صفحه نمایش، اتاق کنفرانس و خدمات پیام‌رسانی را ارائه می‌دهند.
در ادامه معایب و مزایای دفتر کار مجازی را شرح داده‌ایم.
مزایای دفتر کار مجازی
-
صرفه‌جویی در هزینه‌ها
کسب‌و‌کارهایی که قصد دارند دفتر فیزیکی داشته باشند، باید هزینه زیادی بابت اجاره ملک موردنظر بپردازند. با داشتن دفتر مجازی شما می‌توانید در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید. تعرفه‌های گوناگونی برای اجاره دفتر مجازی وجود دارد که این هزینه دفتر مجازی برای کسبوکارها بسیار ارزان‌تر و به‌صرفه‌تر می‌باشد.
-
صرفه‌جویی در زمان رفت و آمد
افراد در طول روز باید زمان قابل توجهی را صرف رفت و آمد به محل کار کنند. با مجازی شدن دفاتر و دورکار شدن کارمندان، آن‌ها می‌توانند استفاده مفیدی از زمان خود ببرند. با افزایش زمان خواب، سرگرمی و ورزش بهره‌وری کارمندان نیز بیشتر می‌شود.
-
آدرس حرفه‌ای برای کسب‌وکار
دفاتر مجازی این امکان را دارند تا از آدرس منزل خود یا هر آدرس انتخابی دیگر استفاده کنند. با این آدرس حضور فیزیکی خود را اعلام کرده و تصویر حرفه‌ای خود را پررنگ می‌کنند. از این آدرس می‌توانید در اسناد شرکت، وب سایت یا هر جای دیگر استفاده کرد.
-
خدمات تلفن و پست
دفاتر مجازی به شما این امکان را می‌دهند که برای خود یک شماره تلفن تجاری داشته باشید. با این شماره تلفن شما می‌توانید به تماس‌های خود پاسخ دهید. همچنین مطمئن خواهید بود که به تمامی تماس‌های تجاری و مهم خود پاسخ داده‌اید.
-
انعطاف‌پذیری کار از راه دور
با آنلاین شدن کسبوکارها کارمندان می‌توانند در هر جایی که هستند کار خود را انجام دهند. با این انعطاف‌پذیری افراد این شرایط را دارند که حتی در مسافرت به کار خود رسیدگی کنند. از یک‌جا نشینی و محبوس شدن در فضا به‌صورت طولانی مدت رها می‌شوند. در نتیجه این کارمندان سرحال‌تر هستند، همچنین خلق و خوی بهتری خواهند داشت.
-
نیاز به مدیریت کمتر
یکی از مزیت‌های مهم دفتر کار مجازی عدم نیاز به مدیریت همیشگی است. در این دفاتر با وجود ابزارهای مناسب مدیریتی برای تمامی افراد، نیاز به مدیریت کمتری وجود دارد. این مزیت باعث می‌شود کارمندان استرس کمتری داشته باشند. همچنین میزان رضایت از شغل و کیفیت روابط خود با مدیران افزایش پیدا می‌کند. این کار باعث می‌شود هر فرد خود را مدیریت کند و آزادی عمل بیشتری داشته باشد.
-
فرصت کمتر برای درگیری‌های اداری
در دفاتر حضوری مشکلات بین کارمندان بیشتر رخ می‌دهد. با آنلاین شدن این دفاتر، افراد بدون برخورد با یکدیگر به فعالیت خود می‌رسند و ارتباطات داخل سازمانی نیز با مشکل مواجه نمی‌شود.
-
ایجاد حضور در یک مکان جدید
دفتر کار مجازی به کسبوکارها این امکان را می‌دهد که در هر جای دنیا یک دفتر داشته باشند. با پرداخت هزینه دفتر مجازی می‌توانید بدون نیاز به حضور فیزیکی دفتری جدید باز کنید.
-
فقط برای آنچه نیاز دارید هزینه بپردازید
در این دفاتر می‌توانید مناسب با نیاز خود هزینه دفتر مجازی را پرداخت کنید. با وجود گزینه‌های مختلف نزدیک‌ترین گزینه را برای خود انتخاب کنید که با اندازه کسب‌وکار شما مناسب باشد.
-
راه‌اندازی سریع و آسان دفترکار مجازی
دفاتر مجازی بخاطر آنلاین بودن، بسیار سریع و راحت راه‌اندازی می‌شوند. این دفاتر عموما در کمتر از 24 ساعت آماده برای فعالیت هستند.
معایب دفتر کار مجازی
-
کمبود فضای فیزیکی
وجود دفتر کار به صورت حضوری چیزی است که مشاغل باید در برنامه کاری خود قرار دهند. وجود یک دفتر حضوری کسبوکارها را ماندگارتر می‌کند و آن‌ها را حرفه‌ای‌تر نشان می‌دهد. با نبود فضای فیزیکی بسیار از کسبوکارها پایدار نخواهند بود.
-
عدم تعامل اجتماعی حضوری در دفتر کار مجازی
با وجود تعامل در فضای دفتر کار مجازی، تعامل حضوری اهمیت خود را از دست نمی‌دهد. برخی از کارمندان دورکار، کار کردن به صورت تنهایی را بزرگ‌ترین مشکل خود می‌دانند. افراد برون‌گرا در فضاهای حضوری و تعاملات انسانی پیشرفت می‌کنند که در فضای کار آنلاین از این ارتباطات محروم می‌شوند.
-
نداشتن انگیزه
برخی از کارمندان وجود دارند که با نظارت مداوم کارهای خود را به بهترین نحو انجام می‌دهند. گاهی این دوری از فضای واقعی باعث افت کارایی و کاهش انگیزه برخی از کارمندان می‌شود.
-
هزینه‌های پنهان
اغلب ارائه کنندگان فضاهای کاری مجازی هزینه دفتر مجازی را ارزان‌تر حساب می‌کنند. اما در طی کار بابت هر کار از شما هزینه‌های اضافه دریافت می‌کنند. برای مثال: اگر قصد داشته باشید با فاصله زمانی خاصی ارسال شود ممکن است هزینه جدا بابت این کار دریافت کنند.
-
مشکلات فنی پیش‌بینی نشده دفتر کار مجازی
زمانی که به صورت دورکار فعالیت می‌کنید، کار شما به بستر اینترنت وابسته است. اگر زمانی مشکلی در این سیستم به‌وجود بیاید تا زمان رفع مشکل شما نمی‌توانید کاری انجام دهید.
-
دسترسی محدود به میز و اتاق کنفرانس
در بیشتر دفاتر کار مجازی، دسترسی به اتاق کنفرانس در طول هفته و در ساعات کاری مشخص، امکان پذیر است. به این معنی است که شما آخر هفته و ساعات غیر کاری به این امکانات دسترسی نخواهید داشت.
سخن پایانی
ماهیت هر کسب‌وکاری تعیین کننده است که آیا به دفتر کار مجازی نیاز هست یا خیر. با این وجود مزایای این دفاتر به قدری قابل توجه هستند که چشم‌پوشی از آن‌ها غیر ممکن بنظر برسد. در آینده فضاهای کاری ترکیبی از هر دوی دفاتر حضوری و مجازی خواهد بود و این تصمیم مدیران مشاغل است که قصد دارند در کدام دسته حضور داشته باشند.
شما می‌توانید برای داشتن دفتر کار مجازی از خدمات همکال استفاده کنید. با تیم ما تماس بگیرید تا دفتر کار خود را به آسانی راه‌اندازی کنید.
