دفترداری مجازی چیست؟

امروزه کسب‌وکارهای زیادی هستند که به دلایل مختلفی تمایل به استخدام دفتردار حضوری ندارند. به همین دلیل استخدام افراد ماهر در سمت دفترداری مجازی را در اولویت کار خود قرار می‌دهند. چرا که صرفه‌جویی در زمان و هزینه را به صورت توام به همره دارد. ما در مقاله زیر به تشریح سمت دفترداری مجازی، وظایف آن و مواردی از این قبیل می‌پردازیم.

دفترداری مجازی چیست؟

دفترداری مجازی یک شغل دورکار مستقل است. این شغل خدمات اداری را به مشتریان، در حالی که خارج از محیط دفتر کار می کند، ارائه می‌دهد. منشی مجازی معمولاً در خانه کار می‌کند اما می‌تواند از راه دور به اسناد برنامه‌ریزی دسترسی داشته باشد.

افرادی که به این عنوان استخدام می شوند اغلب چندین سال تجربه به عنوان دستیار اداری یا مدیر دفتر دارند. فرصت‌های جدیدی برای دستیاران مجازی که در رسانه‌های اجتماعی، مدیریت محتوا، نوشتن پست وبلاگ، طراحی گرافیک و بازاریابی اینترنتی مهارت دارند، باز می‌شود.

دستیار مجازی یک فرد دورکار است که در ارائه خدمات اداری به مشتریان از یک مکان دور، معمولاً یک دفتر خانگی، تخصص دارد. کارهای معمولی که ممکن است یک دستیار مجازی انجام دهد شامل برنامه ریزی جلسات، برقراری تماس های تلفنی، ترتیبات سفر، حتی مدیریت پیام‌های ایمیل است.

برخی از دفترداران مجازی در ارائه خدمات طراحی گرافیک، وبلاگ نویسی، دفترداری، رسانه های اجتماعی و خدمات بازاریابی تخصص دارند. همین امر نحوه استخدام آن‌ها را تسهیل می‌کند. چرا که کسب‌وکارها ممکن است صرفا به دنبال یک دفتردار با مهارت‌های ساده نباشند.

دفتر داری مجازی چیست؟
دفتر داری مجازی چیست؟
  • وظایف دفتردار مجازی

وظایف دستیار دورکار طبق نیازهای مشتری و شرایط‌ کاری، متفاوت است. بیشتر دستیاران مجازی وظیفه دفتری و دفترداری را بر عهده دارند، در حالی که برخی دیگر ممکن است به‌روزرسانی‌های منظم را در رسانه‌های اجتماعی ارسال کنند یا برای یک وبلاگ مقاله بنویسند. یک دستیار مجازی خوب همچنین ممکن است ترتیبات سفر، برنامه ریزی قرار ملاقات، ورود داده ها و ذخیره سازی فایل های آنلاین را انجام دهد.

 

  • مدارک دستیار مجازی

در حالی که برای تبدیل شدن به یک دستیار دورکار هیچ الزامات آموزشی سختی وجود ندارد، بسیاری از مشتریان به دنبال دستیاران مجازی می گردند که دارای تحصیلات سطح بالاتر یا آموزش های تخصصی باشند.

یک دفتردار مجازی باید با فناوری آشنا باشد، دارای طیف گسترده ای از مهارت های کامپیوتری و سطح بالایی از مهارت در نرم افزارهای رایج و برنامه های تجاری باشد. یک دستیار مجازی که در حسابداری تخصص دارد باید در کارهای اساسی حسابداری مانند تطبیق حساب ها و حسابداری  ماهر باشد.

 

  • مزایای دستیار مجازی

برای مشتری، یکی از مزیت‌های استخدام دفتردار مجازی، انعطاف پذیری برای قرارداد فقط برای خدمات مورد نیاز است. بسته به شرایط قرارداد، برخی از دستیاران مجازی ممکن است بر اساس کار و نه ساعتی دستمزد دریافت کنند. در مقابل، کارکنان در یک محیط اداری معمولاً باید برای تعداد ساعات ثابتی در روز دستمزد دریافت کنند.

مطالعه کنید:  منشی مجازی یا دستیار مجازی؟ می دانید چه تفاوتی دارند؟

برای صاحبان مشاغل کوچک، استخدام یک دفتردار مجازی می تواند به آنها کمک کند تا ساعات ارزشمندی را برای تمرکز بر رشد و کسب درآمد آزاد کنند. این برای کسب‌وکارها می تواند آسان تر و مقرون به صرفه تر است. زیرا کارهای خسته کننده و وقت گیر را به فردی که در آنها مهارت دارد واگذار می‌کنند.

 

  • نحوه استخدام دفتردار مجازی

با افزایش تعداد دورکاران که از خانه کار می کنند، بازار کار شاهد گسترش شرکت های مبتنی بر وب است که به عنوان واسطه عمل می کنند. برخی از سایت های فریلنسر دارای گسترده کاری عظیمی هستند که از افراد در سراسر جهان با طیف گسترده ای از تجربه و تخصص تشکیل شده است.

در این سایت‌ها، مشتریان می‌توانند جزئیات مربوط به نوع وظایفی را که برای انجام آن به دستیار مجازی نیاز دارند و حداکثر نرخی که مایل به پرداخت هستند، ارسال کنند.

 

چرا  به یک دفتردار مجازی نیاز دارید؟

برای بسیاری از مشاغل کوچک، فکر استخدام و واگذاری برخی وظایف به دستیار دورکار دلهره آور است. برخی از صاحبان مشاغل احساس می‌کنند که بودجه یا زمان لازم برای معرفی یک دستیار مجازی به شرکت خود را ندارند.

شما به دلایل زیر می‌توانید در استخدام یک دفتردار مجازی تصمیم‌گیری کنید:

  1. اگر در نظر دارید یک دفتردار مجازی استخدام کنید، اما مردد هستید، بهتر است شروع به ارزیابی کنید. اینگونه متوجه می‌شوید که چه مدت برای انجام کارهای کوچک صرف می کنید. این وظایف می تواند شامل پاسخ دادن به ایمیل ها، مدیریت تقویم یا رزرو قرار جلسات باشد. اگر هر هفته چندین ساعت را صرف کارهای تکراری می کنید، بهتر است که آنها را به یک دستیار مجازی بسپارید.
  2. شما به کمک تمام وقت نیاز ندارید، فقط به کمک اضافی نیاز دارید. اگر کسب‌وکار شما به یک دستیار تمام وقت نیاز دارد که چندین کار مرتبط را مدیریت کند، دفتردار مجازی استخدام نکنید. در عوض، دفتردارهای مجازی برای مشاغلی ایده آل هستند که نیاز به انجام یک یا دو کار یا پروژه خاص دارند که استخدام یک کارمند حقوق بگیر تمام وقت را توجیه نمی کند.
  3. قبل از استخدام یک دفتردار مجازی، یک تحلیل هزینه تهیه کنید. ارزش زمان خود را در مقابل هزینه زمانی که صرف کار روی کارهای خاص می‌کنید، تعیین کنید. اگر بودجه ای برای استخدام یک دستیار پاره وقت دارید و تجزیه و تحلیل هزینه شما نشان می دهد که زمان ارزشمندی را به دست خواهید آورد، به دنبال یک دستیار مجازی باشید.

 

  • مسئولیت های دفترداران مجازی

یکی از مزایای مهم استخدام دفتردار مجازی این است که کسب و کارهای کوچک خدمات خاصی را که نیاز دارند، انتخاب می‌کنند. این سطح از انعطاف‌پذیری می‌تواند سالانه مبلغ زیادی را برای صاحبان کسب‌وکار صرفه‌جویی کند، در حالی که به آن‌ها این فرصت را می‌دهد تا با رشد کسب‌وکارشان و نیاز به خدمات بیشتر، قرارداد خود را گسترش دهند.

مطالعه کنید:  پشتیبانی از مشتری ها براساس نوع شخصیت رفتاری آنان

برخی از رایج ترین وظایف و مسئولیت های یک دستیار دورکار عبارتند از:

– مدیریت برنامه

– برنامه های سفر

– سازماندهی پرونده

– نظارت بر ایمیل

– مدیریت تماس

– حسابداری و حسابداری

– مدیریت رسانه های اجتماعی

– بررسی مشتریان و شراکت های احتمالی

*بسته به نیاز کسب و کار، یک دستیار می تواند به عنوان دستیار اجرایی، اداری یا شخصی فعالیت کند.

مسئولیت دفتر داران مجازی
مسئولیت دفتر داران مجازی
  • مراحل استخدام دفتردار مجازی

مرحله 1:

قبل از شروع جستجوی دستیار مجازی، هر کار، پروژه و فرآیندی را که می خواهید به دستیار بسپارید، لیست کنید. 

مرحله 2:

در مرحله بعد، شرح شغلی را ایجاد و وظایف خاصی را که می خواهید به آنها محول کنید، مشخص کنید. همچنین باید فهرستی از مهارت‌ها و ابزارهایی را که داوطلبان باید داشته باشند یا در آن‌ها مهارت داشته باشند، مانند اکسل، g suite، zendesk و غیره درج کنید.

مرحله 3:

مصاحبه کنید. هنگامی که شروع به مصاحبه کردید، مطمئن شوید که سؤالات مصاحبه کاملی را می‌پرسید. با این روش مطمئن می‌شوید که آیا آنها قادر به انجام وظایفی که می خواهید محول کنید هستند یا خیر.

مرحله 4:

استخدام به صورت آزمایشی

هنگامی که یک دستیار دورکار قوی پیدا کردید، در صورت امکان آنها را به صورت آزمایشی استخدام کنید. این کار به شما زمان می‌دهد تا ببینید که آنها چگونه کار می‌کنند و آیا برای شرکت شما مناسب هستند یا خیر.

 

کلام آخر

دفتردار مجازی یک فرد دورکار است که به صورت نیمه وقت، برای شما و کسب و کارتان پشتیبانی ارائه می‏دهد. برای شرکت‌هایی که محصول یا خدماتی را ارائه می‌کنند، دستیاران مجازی می‌توانند اولین نقطه تماس برای مشتریانی باشند که به دنبال کمک برای عیب‌یابی یا خروجی برای بازخورد هستند. اکنون بهتر است در کسب و کارتان وظایفی را که میتوانید، برون‌سپاری کنید تا در زمان و هزینه خود صرفه جویی کرده باشید.

 ما در مرکز تماس همکال خدمت دستیار مجازی و منشی مجازی را به انواع کسب‌وکارها ارائه می‌کنیم. برای این خدمات هم افرادی را در نظر می‌گیریم که متناسب با نیازمندی کسب‌وکارها دارای مهارت‌های لازم باشند. پس اگر شما هم قصد استفاده از این خدمات دارید، می‌توانید با ما تماس بگیرید.