به احتمال زیاد برای شما نیز پیش آمده است که بارها سعی کرده‌اید با فردی که سمت مهمی در یک شرکت و سازمان دارد (مانند مدیر عامل) تماس گرفته و یا با او ارتباط برقرار کنید، اما به منشی یا دستیار وی هدایت شده‌اید و از ارتباط مستقیم با وی باز مانده‌اید. این اشخاص که عموماً به عنوان “دروازه‌بان یا گیت کیپر” شناخته می‌شوند، وظیفه محافظت و حمایت از مدیران اجرایی یا مدیران VIP را در برابر فروشندگان و بازاریابان یا تماس‌های بازاریابی ناخواسته دارند. بنابراین شما برای اتصال به مدیران باید مهارت دور زدن منشی در بازاریابی را داشته باشید.

حال ما در این پست می‌خواهیم به شما 5 ترفند برای دور زدن یا متقاعد کردن گیت کپیر و برقراری ارتباط مستقیم با مدیر عامل در بازاریابی تلفنی را آموزش دهیم. حتما پست بعدی ما را هم دنبال کنید تا ترفندهای کامل‌تر را مطالعه کنید.

منظور از گیت کیپر یا دربان در تجارت کیست؟

وقتی به مفهوم دربان یا دروازه‌بان به معنای واقعی کلمه فکر می‌کنید، ممکن است یک ایست بازرسی امنیتی را تصور کنید _ شخصی که استخدام شده است تا ترافیک ناخواسته را از رسیدن به چیزی یا شخصی گرانبها باز دارد. دروازه‌بان در حوزه تجارت و فروش نیز تقریباً همین مفهوم را دارد. شخصی که وظیفه او حفاظت از زمان، انرژی و اولویت‌های تصمیم گیرنده و مدیر اجرایی است.

گذر از دروازه‌بان یکی از رایج‌ترین چالش‌های در بازاریابی تلفنی است. توانایی عبور از این سد بالقوه یک مهارت مهم برای کسب وقت با چشم اندازهای جدید است، با این حال بسیاری از فروشندگان و بازاریابان فاقد رویکرد استراتژیک برای جلب این دربان هستند.

در حالی که با برنامه‌ریزی مناسب، با به کارگیری ابزار، با سرسختی، کارشناسان در بازاریابی تلفنی می‌توانند از دروازه‌بان بگذرند‌، یا حتی بهتر است این شخص را با خود همسو کرده تا شانس موفقیت خود را افزایش دهند.

نقش دربان یا گیت کیپر در شرکت‌ها و سازمان‌ها

نقش دروازه‌بان اغلب توسط منشی یک شرکت یا دستیار اداری تصمیم گیرنده (مدیرعامل) ایفا می‌شود.

در مشاغل دیگر مانند یک رستوران، ممکن است، گیت کیپر، بخش پذیرش، خدمتکار یا مهماندار باشد که از مدیریت در برابر سوالات روزانه محافظت می‌کند تا آن‌‌ها بر اهداف مهم‌تر تمرکز کنند.

منشی‌ها (گیت کیپرها) به دلایل متعددی در شرکت‌ها یا سازمان‌ها حضور دارند تا به کارآمدتر شدن سیستم کمک نمایند. یکی از مهم‌ترین وظایف‌ها آن‌ها شناسایی و فیلترینگ افراد و پیشنهادات مربوطه قبل از انتقال و کانالیزه کردن آن‌ها به کارفرمایانشان است تا هم در زمان صرفه‌جویی شود و هم مدیر درگیر تماس‌های ناخواسته و نامطلوب نشود و راحت بتواند بر اهداف مهم متمرکز شود.

گیت کیپرها، اغلب از باهوش‌ترین اعضای یک سازمان هستند.

آیا حضور گیت کیبرها بد است؟

از دو جهت می‌توان به این وضعیت نگاه کرد:

1. وقتی فردی که با او سروکار دارید در نحوه انجام کار خود آموزش کافی ندیده باشد، ممکن است مانع تلقی شود. آن‌ها ممکن است کارمندان جدیدی باشند که با ساختار سازمانی شرکت آشنا نیستند. این دروازه‌بانان همچنین ممکن است با چشم‌انداز، وظایف، ارزش‌ها و برند شرکت ناآشنا باشند و کار شما را به عنوان فروشنده دشوارتر سازند.
2.  از سوی دیگر، دربان‌ها به عنوان یک ابزار غربالگری عمل می‌کنند و هرگونه معامله یا تعاملی را که به نظر آن‌ها برای مدیران خود غیرقابل اجرا باشد را با دقت بررسی می‌کنند. آن‌ها به عنوان یک سپر عمل می‌کنند و حواس‌پرتی‌های ناخواسته یا اتلاف کنندگان احتمالی زمان را، دور نگه می‌دارند.

آن‌ها کسانی هستند که یک تصویر مثبت یا منفی و تجربه بعدی مشتری را ایجاد می‌کنند.

ترفندهای‌ دور زدن و گذر از منشی در بازاریابی برای رسیدن به مدیر عامل

گذر از منشی ها و دور زدن آن‌ها در تماس‌های بازاریابی و … یک هنر است. که در این بخش، ما 6 استراتژی و ترفند را جهت این کار به شما معرفی می‌کنیم.

1) با منشی یا دستیار با احترام رفتار کنید!

اکثراً منشی‌ها، افراد بسیار محترمی هستند.

• هنگام برخورد با آنان، به خاطر داشته باشید که آنان نقش مهم و ارزشمندی را در سازمان ایفا می‌کنند.
• هرگز تلاش‌های آن‌ها را نادیده نگیرید و با آن‌ها مانند فرشته‌ای رفتار کنید که قرار است دروازه ثروت شما را باز کند.
• از هرگونه کمک آن‌ها قدردانی کنید.
• با احترام گذاشتن به این شخص‌ حتی پشت تلفن، نشان می‌دهید که جایگاه و ارزش او را می‌شناسید و متعهد به همکاری با او هستید.
• گاهی بهتر است به جای دور زدن، او را همراه و حامی خود سازید.

2) اصول اولیه معاشرت با منشی را فراموش نکنید!

جادوی کلمات لطفا و متشکرم را نادیده نگیرید.

این شاید ساده‌ترین استراتژی باشد. هنگام صحبت با گیت‌کیپر، در هر جمله‌ای باید مبادی آداب بود.

3) نشان دهید که از هنر گوش سپردن برخوردارید!

هیچ کس دوست ندارد وقت خود را با کسی بگذراند که گوش نمی‌‌سپارد و همدلی نشان نمی‌دهد.

• از طرفی هیچ کس هم به طور آشکار اطلاعاتی را در اختیار شما قرار نمی‌دهد مگر اینکه به طور خاص چیزی درخواست کنید.
• با درخواست راهنمایی از منشی، نشان می‌دهید که به دانش آن‌ها احترام می گذارید و به پیشنهادات آن‌ها اهمیت داده و گوش می‌سپارید.
• سعی کنید بپرسید آیا شخص دیگری وجود دارد که باید با او صحبت کنید یا زمان بهتری برای تماس با مدیرعامل وجود دارد.

هنگام برخورد با یک منشی، مهم است که به سخنان وی توجه کنید _هم برای کسب اطلاعات واقعی و هم برای دریافت نکات ظریفی که به شما کمک می‌کند بفهمید تا چه اندازه استراتژی‌های بازاریابی تلفنی شما موفق عمل کرده‌ است.

4) خونسردی خود را در مکالمه با منشی حفظ کنید!

منشی فقط کار خود را انجام می‌دهد، بنابراین ناامیدی یا عصبانیت شما، عاملی برای تحت تأثیر قرار دادن منشی و هدایت شما به مدیر اصلی محسوب نمی‌شود. بلکه برعکس، نگرش و بازخورد منفی ممکن است شما را در “لیست سیاه” قرار دهد.

5) برای دور زدن منشی در بازاریابی و … با اطمینان صحبت کنید!

منشی‌ها؛ تخصص بالایی در شناسایی و تشخیص تماس گیرندگان ناخواسته و غیرقابل قبول دارند. پس:

• با اعتماد به نفس و قدرت صحبت کنید.
• از لحن صدای خود آگاه باشید.
• با تن صدای آرام اما محکم و شمرده صحبت کنید.
• مودبانه صحبت کنید.
• در حین مکالمه لبخند بزنید.
• با اطمینان عمل کنید نه عصبی.
• آهسته و واضح صحبت کنید و بیشتر از آنچه لازم است افشا نکنید!

اگر منشی در ارشدیت شما شک داشته باشد، برای رسیدن به تصمیم گیرنده مشکل خواهید داشت.

حرف پایانی

به خاطر داشته باشید که منشی نزدیک‌ترین فرد به مدیرعامل است که سعی می‌کنید از طریق وی، به مدیر عامل دسترسی پیدا کنید، بنابراین در هر تماس (چه تلفنی، چه حضوری):

• با او با احترام واقعی برخورد کنید.
• از آن‌ها برای کمک‌شان تشکر کنید.
• و در نهایت با لبخندی بر لب، آن‌ها را ترک گویید یا از آن‌ها خداحافظی نمایید.

همکال با داشتن بازاریابان حرفه‌ای که تمامی این آموزش‌ها مورد نیاز را دریافت کرده‌اند می‌تواند خدمات فروش را برای شما انجام دهد. این خدمات شامل انواع تماس های بازاریابی تلفنی و فروش تلفنی است.