مرزهای حرفه‌ای بودن را حفظ کنید.
مشکلی نیست که در یک بحث کوچک شرکت کنید. به عنوان مثال، بپرسید روز آن‌ها چگونه می‌گذرد یا اگر قبلاً آن‌ها را ملاقات کرده‌اید، موضوعی را که در آخرین مکالمه خود در مورد آن صحبت کرده‌اید ذکر کنید.
شما هرگز نمی‌دانید، گاهی اوقات منشی یا دستیار مدیر، این اختیار را دارد که شما یا خدمات شما را به کارگیرد، بنابراین مودب بودن مهم است.

7) از نام منشی و مدیر عامل استفاده کنید!

شیرین‌ترین آوایی که به گوش هر کسی می‌رسد نام خودش است. در صورت امکان از نام منشی و مدیرعامل استفاده کنید.

پس لحظه‌ای که نام منشی و مدیر را یاد می‌گیرید، آن را بنویسید و از آن برای آدرس‌دهی استفاده کنید.
در حقیقت، شما باید حداقل دو بار در هر مکالمه از نام منشی استفاده کنید.
از نام کوچک مدیرعامل استفاده کنید، تا منشی فکر کند شما کامل مدیر را می‌شناسید.

به عنوان مثال: «سلام خانم/آقای عظیمی محترم، من فرهاد رحیمی هستم. می‌تونم با امیر/ امیرآقا صحبت کنم؟ با ایشون قبلا حرف زدم یا بهشون ایمیل دادم، خودشون باخبرند»

8) برای متقاعد کردن منشی در بازاریابی با او صادق باشید!

یکی از روش‌های برقراری ارتباط مستقیم با مدیرعامل یا مدیر اجرایی یک شرکت یا سازمان، در بازاریابی تلفنی این است که خود را با وی از طریق ایمیل یا لینکدین آشنا کنید. سپس هنگامی که تماس خود را پیگیری می‌کنید‌، می‌توانید صادقانه به منشی بگویید که پیگیر اطلاعاتی هستید که قبلاً از طریق ایمیل ارسال کرده‌اید.

9) با منشی در مورد فروش و تماس بازاریابی صحبت نکنید!

بسیاری از منشی‌ها امکان دارد از شما بپرسند: «کار شما پیرامون چیست یا به چه چیزی مربوط است؟» پاسخی را آماده کنید که علناً به نظر نرسد پای فروش در میان است. (صادق باشید اما قرار نیست همه چیز را برای منشی بازگو کنید).

مطالعه کنید: 5 دلیل برای استخدام یک دستیار اجرایی از راه دور

و سعی نکنید محصول یا خدمات خود را به وی بسپارید. اولا، وقت شما را هدر می‌دهد. دوم، آن‌ها را تحریک می‌کند زیرا، آن‌ها فقط منتظر فرصتی هستند تا به شما بگویند که نمی‌توانند به شما کمک کنند.

موضوع را طوری بیان کنید که مکاتبات قبلی شما با مدیر اجرایی را متذکر شود، مانند «من رابط مجموعه … هستم و قصد پیگیری ایمیلی را دارم که هفته گذشته در مورد عقب نشینی از بازاریابی تلفنی آتی شرکت شما، برای جناب مدیر، ارسال کرده‌ام»

10) از منشی به عنوان منبع اطلاعاتی خود در تماس بازاریابی استفاده کنید!

به منشی‎‌ها به عنوان یک منبع بنگرید نه یک مانع.

اپراتورهای تلفن، منشی‌‎ها و دستیاران به اطلاعات ارزشمندی دسترسی دارند. آن‌ها می‌دانند چشم‌انداز شرکتشان چیست، برنامه شرکت به چه صورت است، شماره تلفن مدیر عامل چیست و موارد دیگر…

منشی را به خوبی بشناسید و از این اطلاعات به نفع خود استفاده کنید. سوالات مهمی بپرسید – آیا قبلاً محصولی مانند آنچه ما عرضه می‌کنیم داشتید؟ آیا شرکت شما با رقبای ما کار می‌کند؟ بزرگ‌ترین نیاز شما چیست؟

این نه تنها به شما در ایجاد رابطه با منشی کمک می کند، بلکه اطلاعات بیشتری برای آماده‌سازی مکالمه خود با مشتری احتمالی (مدیرعامل) خواهید داشت.

11) درخواست ارسال پیام صوتی کنید!

اگر طی تماس چندم با شرکتی برای بازاریابی تلفنی، مدیر اجرایی مشغول است یا خارج از دفتر حضور دارد، از منشی بخواهید شما را به پیغامگیر مدیر وصل کند، به خصوص اگر چندین بار تماس گرفته و هر بار موفق به صحبت با مدیر نشده‌‎اید. این امر باعث می‌شود که طی این تماس‌های مکرر، منشی را نیز اذیت نکنید.

12) قبل یا بعد از ساعت کاری تماس بگیرید!

یکی از راه‌های موثر برای دور زدن منشی، تماس با مدیر اجرایی قبل یا بعد از ساعات کاری معمول است. مدیران اغلب زود می‌آیند یا تا دیر وقت در دفتر می‌مانند و ممکن است در این زمان موفق با صحبت با آنان شوید.

13) در تالارهای گفتمان، نمایشگاه‌ها، سمینارها یا فضاهای شخصی حضور بهم برسانید!

اگر می‌خواهید در بازاریابی تلفنی از ارتباط با منشی‌ها به طور کامل صرف‌نظر کنید، در تالارهای گفتمان، نمایشگاه‌ها‌،سمینارها یا فضاهای شخصی (مانند باشگاه‌ها، زمین‌های بازی و …) جایی که مطمئنید مدیران در آن‌جا حضور دارند، شرکت نمایید و با آن‌ها ملاقات کنید.

وقتی در نمایشگاه‌ها یا سمینارها شرکت می‌کنید و محصولات و خدمات خود را تبلیغ می‌نمایید، معمولاً نتایج خوبی کسب می‌کنید،
مدیران و تصمیم گیرندگان نهایی یک شرکت نیز به طور منظم پیشنهادات خود را در این مکان‌ها بررسی می‌کنند.

14) با همکاران یا شریکان مشتری احتمالی خود تماس بگیرید!

اکنون که بسیاری از دفاتر دورکار شده‌اند، منشی‌ها بهانه بیشتری برای رد شما دارند. اگر مدام به شما می‌گویند «من نمی‌توانم شما را به مدیر وصل کنم زیرا فلانی در خانه کار می‌کند» سعی کنید با همکاران، شریکان یا افرادی که در اطراف شخصیت خریدار یا مشتری احتمالی شما هستند، تماس بگیرید.

مطالعه کنید: منشی دورکار یا حضوری؟ کدام برای شما بهتر است؟

15) بخش دیگری را امتحان کنید!

به یاد داشته باشید، هر بخش یا هر مدیرعاملی، منشی اختصاصی ندارد و یکی از بخش‌های بسیار مفید منابع انسانی است _ آن‌ها همه افراد شرکت را می شناسند_ بنابراین اگر به دنبال اطلاعات تماس مشتری (مدیر اجرایی یا مدیرعامل) هستید و نمی‌توانید شماره‌ای از وی بیابید، شاید بخش منابع انسانی کمک کننده باشد.

فروش بخش دیگری است که همیشه از برداشتن تلفن خوشحال است. با نمایندگان فروش ارتباط برقرار کنید و شاید از طریق آن‌ها بتوانید به یک شماره تلفن یا حتی ایمیل مدیرعامل، دسترسی پیدا کنید.

16) در صورت عدم موفقیت، ربات چت را امتحان کنید!

ربات چت‌ها به مشاغل کمک می‌کنند تا بازدیدکنندگان وب سایت را به مشتری تبدیل کنند.

به طور کلی تیم بازاریابی ربات چت‌ها را اداره می‌کند. اگرچه ممکن است لزوماً بیشتر از دروازه‌بان‌ها صریح و علنی نباشند، اما مسلماً در مسدود کردن SDR‌ها (مدیریت توسعه فروش) کمتر آموزش دیده‌اند.

بنابراین، شانس خود را امتحان کنید و ببینید آیا می‌توانید از طریق chatbot به مدیران تصمیم گیرنده ارجاع داده شوید. یا حداقل سعی کنید یک دوست پیدا کنید و اطلاعات بیشتری در مورد تصمیم گیرنده نهایی پیدا کنید.

17) دعوت نامه، شرح کار و … را برای متقاعد کردن منشی در بازاریابی ارسال کنید!

شما باید در بازاریابی تلفنی به دنبال چیزی باشید که باعث توجه آن شخص شود و به ما فرصت گفتگو بدهد.

یک روش بسیار جذاب‌تر و جالب تر برای جلب توجه مدیر عامل و دور زدن منشی، ارسال دعوت‌نامه است.

سپس بعد چند روز با منشی تماس گرفته و متذکر شوید که در حال پیگیری دعوت نامه‌ای هستم که در 15 سپتامبر ارسال کردم. می‌خواهم ببینم آیا امیر علاقمنده در این جلسه اجرایی (چه مجازی چه حضوری) که ما برگزار می‌کنیم حضور داشته باشه!

و فن بیان شما به قدری قوی و قانع کننده باشد که منشی با خود فکر کند «خب، آیا رئیس اگر به این اطلاعات نرسد یا این درخواست را دریافت نکند ناراحت می‌شود؟

اما اگر منشی بگوید، اطلاعات بیشتری برای ما ارسال کنید یا به ما ایمیل بزنید، مطمئن شوید که کنترل مکالمه را از دست داده‌اید.

18) برای متقاعد کردن منشی در بازاریابی، حتما پیگیر باشید

به این راحتی تسلیم نشوید در حالی که هیچ کس دوست ندارد توسط منشی رد شود، اما این را بدانید که بازاریابی تلفنی و فروش تلفنی بر پشتکار متکی است. پس، رد شدن بخشی از فرآیند است. با این حال، تقریباً نیمی از فروشندگان هرگز پیگیری نمی‌کنند. اما به خود یادآوری کنید که 80 درصد فروش در جایی بین تماس پنجم و دوازدهم انجام می‌شود.

سخن پایانی

مرکز تماس همکال با در نظر گرفتن آموزش‌های مناسب برای تمامی بازاریابان و کارشناسان فروش تلفنی خود می‌تواند در خدمات فروش از جمله بازاریابی و فروش تلفنی به کسب و کارهای مختلف خدمات با کیفیتی را ارائه دهد.