مرکز تماس چیست؟
مرکز تماس (کال سنتر) واحدی در سازمان است که دریافت یا انتقال حجم زیادی از تماسهای تلفنی مشتریان فعلی و بالقوه یا تماسهای بحرانی را مدیریت و هدایت میکند و وظیفه رسیدگی به تماسهای ورودی و یا خروجی را بر عهده دارد. مرکز تماس میتواند درون یک شرکت یا سازمان قرار داشته باشد یا به شرکت دیگری که در زمینه رسیدگی به تماسها و ارتباطات تلفنی تخصص دارد، برون سپاری شود.
مراکز تماس در کنار پشتیبانی تلفنی، خدمت پشتیبانی چتی را نیز ارائه میکنند. مرکز تماس همکال پشتیبانی تلفنی را در تمامی حوزههای کاری و حتی هلپ لاین یا پشتیبانی از خطوط اضطراری به منظور کمک رسانی به افراد در شرایط بحرانی، برای سازمانها و ماموریتهای مختلف انجام میدهد.
چرا برون سپاری مرکز تماس؟
5 دلیل اصلی برون سپاری مرکز تماس
ویژگیهای کال سنتر و مرکز تماس همکال
- ارائه خدمات به صورت 7/24
- ثبت نتایج در بستر مورد نظر کارفرما
- استفاده از نرمافزار مرکز تماس با امکانات متنوع
- بهرهگیری از UPS (برق اضطراری) پرظرفیت و ارائه پایدار خدمات
- تخصیص خط تلفن اختصاصی برای کسبوکارها
- تست کیفیت عملکرد کارشناسان تماس پیش از ارائه خدمت
- ایجاد دسترسی به پنل ضبط مکالمات برای ارزیابی کیفیت پشتیبانی
راهکارهای تضمین کیفیت کال سنتر همکال
- استقرار سیستم اختصاصی کنترل کیفیت چندلایه
- ارائه دسترسیهای کامل عملکرد کارشناسان به کارفرما جهت نظارت
- جلسات دورهای با کارشناسان برای هماهنگی با فرهنگ سازمانی کارفرما
- ارائه گزارشهای تحلیلی برای تسهیل فرآیندها و کاهش شکایتها
- ارائه پیشنهادات به کارفرما برای تسهیل تعامل مشتری با کسبوکار
- تخصیص سوپروایزر مجرب جهت آموزش نیروها و ارتباط با کارفرما
- تضمین امنیت اطلاعات و انعقاد قرارداد منع افشای اطلاعات (NDA)
مراحل دریافت خدمت مرکز تماس
اعلام نیازمندی و ارائه اطلاعات مورد نیاز
اعلام نیازمندی به مرکز تماس همکال و ارائه اطلاعاتی از تعداد تماسها، میانگین طول مکالمات، ساعات پاسخگویی، KPIها و OKRهای مورد نظر و سایر اطلاعات مورد نیاز
محاسبه تعرفه خدمات و انعقاد قرارداد
محاسبه تعرفه خدمات از طرف همکال و اعلام به مشتری، مذاکره و انعقاد قرارداد و ارائه توافقنامه منع افشای اطلاعات (NDA) از سوی همکال به کارفرما
تخصیص سوپروایزر و تدوین دستورالعملها
تخصیص سوپروایزر از سوی همکال و ارائه آموزشها از سوی کارفرما و همچنین کمک همکال در تدوین دستورالعملهای پاسخگویی به تماسگیرندگان
تخصیص خط تلفن و اختصاصی سازی CRM
تخصیص خط تلفن از سوی همکال یا ارائه دسترسی به شماره تلفنهای اختصاصی مشتری و اختصاصی سازی فرم ثبت اطلاعات در CRM همکال
تخصیص کارشناسان تماس و شروع پشتیبانی
تخصیص مرحله به مرحله کارشناسان تماس، آموزش آنها توسط سوپروایزر و شروع پشتیبانی و ثبت تماسهای ورودی در نرمافزار CRM همکال یا کارفرما
مراحل دریافت خدمت مرکز تماس
1. اعلام نیازمندی و ارائه اطلاعات مورد نیاز
اعلام نیازمندی به مرکز تماس همکال و ارائه اطلاعاتی از تعداد تماسها، میانگین طول مکالمات، ساعات پاسخگویی، KPIها و OKRهای مورد نظر و سایر اطلاعات مورد نیاز
2. محاسبه تعرفه خدمات و انعقاد قرارداد
محاسبه تعرفه خدمات از طرف همکال و اعلام به مشتری، مذاکره و انعقاد قرارداد و ارائه توافقنامه منع افشای اطلاعات (NDA) از سوی همکال به کارفرما
3. تخصیص سوپروایزر و تدوین دستورالعملها
تخصیص سوپروایزر از سوی همکال و ارائه آموزشها از سوی کارفرما و همچنین کمک همکال در تدوین دستورالعملهای پاسخگویی به تماسگیرندگان
4. تخصیص خط تلفن و اختصاصی سازی CRM
تخصیص خط تلفن از سوی همکال یا ارائه دسترسی به شماره تلفنهای اختصاصی مشتری و اختصاصی سازی فرم ثبت اطلاعات در CRM همکال
5. تخصیص کارشناسان تماس و شروع پشتیبانی
تخصیص مرحله به مرحله کارشناسان تماس، آموزش آنها توسط سوپروایزر و شروع پشتیبانی و ثبت تماسهای ورودی در نرمافزار CRM همکال یا کارفرما