دستیار اجرایی از راه دور که به آن دستیار مجازی نیز گفته می‌شود، شخصی است که وظایف اداری را برای مدیران در یک مکان خارج از شرکت انجام می‌دهد. اکثر این دستیاران در شهرها یا شهرستان‌های دیگر با دستمزدهای پایین‌تر مشغول فعالیت هستند. می‌توانید دستیار اجرایی از راه دور را از طریق آگهی استخدام، شرکت‌های مرکز تماس یا شرکت‌های ارائه دهنده خدمات مدیریت شده پیدا کنید.
5 دلیل برای استخدام یک دستیار اجرایی از راه دور
یکی از نقش‌هایی که بعید است به دفتر بازگردد، دستیار اجرایی است. بازار دستیار اجرایی مجازی در سال 2020 رشد 41 درصدی داشته است. همچنین هیچ نشانه‌ای از کاهش سرعت در آینده دیده نمی‌شود. پنج دلیل وجود دارد که چرا بازار دستیار مجازی در حال رشد است. بیشتر آنها به ارزش منحصر به فردی که این نقش ارائه می‌دهد مربوط می‌شود. اینکه داشتن یک دستیار مجازی به تمامی کسب‌وکارها این فرصت را می‌دهد که حجم وسیعی از خدمات زمان‌بر خود را برون سپاری کنند خود یک مزیت اساسی برای مدیران به شمار می‌رود.
-
پیدا کردن دستیاران اجرایی سخت است
بر اساس بررسی‌ها سایت شغلی لنسا دریافت که دستیاران اجرایی جزو سه موقعیت چالش برانگیز برای پر کردن هستند. استخدام دستیاران اداری از راه دور دری را به روی یک استخر استعداد جهانی برای پشتیبانی اجرایی آموزش دیده و حرفه‌ای باز می‌کند.
در حالی که افراد کمتری در شهرهای بزرگ وارد حوزه دستیار اجرایی می‌شوند، ده‌ها هزار نفر از افراد تحصیل کرده در شهرهای کوچک‌تر مشتاق ایفای این نقش هستند.
-
شرکت‌ها منابع لازم برای مدیریت دستیاران اجرایی را ندارند
یکی از دلایل کاهش نقش مدیریت اجرایی این است که فناوری جایگزین بسیاری از کارهای دستیاران اداری سنتی شده است. این فناوری‌ها شامل پست صوتی، ایمیل، برنامه‌های تقویم و غیره است. محصول جانبی کاهش دستیاران اجرایی این است که شرکت‌ها تجربه لازم برای استخدام، واجد شرایط بودن، مدیریت و رشد دستیاران راه دور را به عنوان شغل از دست داده‌اند.
ارائه دهندگان خدمات دستیار مجازی مدیریت شده برای پر کردن این شکاف گام برداشته‌اند. ارائه آموزش، نظارت و فرصت‌های رشد برای دستیارانی که کار با مدیران شرکت‌های معتبر را فرصت شغلی هیجان انگیزتری می‌‌‌دانند که چنین فرصت‌هایی کمیاب است. مدیران اجرایی دستیاران عالی دریافت می‌کنند و نیازی به ارائه مدیریت عملکرد و کنترل کیفیت ندارند.
-
دستیار اجرایی به ندرت یک شغل تمام وقت است
رشد بازار دستیار مجازی در درجه اول به دلیل واکنش شدید علیه ناپدید شدن دستیاران اجرایی سنتی است. فناوری بهره‌وری که مدیران سنتی را منسوخ می‌کرد، این انتظار غیرواقعی را ایجاد کرد که مدیران باید خودکفا باشند. مدیران بدون کمک در حال حاضر حدود 16 ساعت در هفته را صرف کارهای اداری می‌کنند. این یک بار سنگین است اما شغل تمام وقت برای یک دستیار نیست.
وظایفی که 16 ساعت در هفته غذا می‌خورند به راحتی قابل واگذاری هستند و نیازی به حضور دستیار در دفتر ندارند:
مدیریت ایمیل و تقویم
سفر و مخارج
ورود و مدیریت اطلاعات تماس
سازمان ایمیل
-
دستیاران اجرایی از راه دور هزینه‌ها را کاهش می‌دهد
دستیاران اجرایی مجازی پاره وقت بسیار کمتر از یک دستیار تمام وقت در محل با بارگیری کامل هزینه دارند. یک سرویس دستیار اجرایی مجازی مدیریت شده هزینه‌هایی از جمله حقوق و مزایا،تاسیسات و تجهیزات برای هر کارمند،لزوم داشتن یک نیروی جایگزین و هزینه‌های آموزشی کارکنان را شامل می‌شود. در بسیاری از موارد این هزینه‌ها برای شرکت‌ها هزینه‌های بالا با بهره‌وری پایین هستند.
-
کمک‌های اجرایی از راه دور
رشد بازار دستیار اجرایی از راه دور گواه کارآمدی آن است. این شواهد در سال 2020، زمانی که دنیای تجارت با توجه به شرایط به سمت مجازی شدن و تعطیلی مراکز پیش رفت، بزرگ‌تر شد. آن‌هایی که قبلاً با تیم‌های راه دور کار می‌کردند از بازی جلوتر بودند و بقیه به سرعت سازگار شدند. موانع کار از راه دور برطرف شد.
ابزارهای همکاری مبتنی بر ابر مانند کنفرانس ویدئویی، ایمیل، پیام‌رسانی فوری، پلتفرم‌های تقویم، نرم افزار CRM و سایر موارد، پشتیبانی اداری از راه دور را ساده و کارآمد می‌سازند. دستیارهای راه دور می‌توانند جلسات، سفرهای کاری، هزینه‌های پرونده، به‌روزرسانی، پاکسازی داده‌های CRM و موارد دیگر را انجام دهند.
مطالعات در طول تعطیلی‌ها نشان داد که کار از راه دور باعث بهبود بهره‌وری بیشتر کارمندان می‌شود. 70 درصد از کارمندان گفتند که در خانه بازدهی بیشتری دارند. در نظرسنجی بهره‌وری اجرایی پریالتو، 74 درصد از مدیران گفتند که در خانه کارکردن بازدهی بیشتری دارند.
افزایش بهره‌وری هنگام کار از راه دور یک مشاهده اخیر نیست. قبل از همه‌گیری، مطالعه‌ای در سال 2015 بر روی 16000 کارمند مرکز تماس توسط دانشگاه استنفورد نشان داد که بهره‌وری زمانی که از خانه کار می‌کردند، 13 درصد افزایش می‌یابد.
خدمات دستیار اجرایی از راه دور مدیریت شده برای تیم‌ها
مدل دستیار اجرایی از راه دور مدیریت شده به ویژه برای تیم‌های اجرایی که به تیم‌های دستیار مربوطه نیاز دارند ارزشمند است. استخدام، مدیریت و مربیگری دستیار اجرایی از راه دور که یک سرویس مدیریت شده ارائه می‌کند، به آسانی می‌تواند تیم را بدون اضافه کردن هزینه‌های منابع انسانی یا نظارتی، افزایش دهد. پشتیبانی از آموزش‌ها تداوم را در صورت غیبت و جابجایی تضمین می‌کند.
ارائه دهندگان خدمات در کار از راه دور و بهینه سازی فرآیند کسب و کار متخصص هستند. آنها می‌توانند به شما کمک کنند تا وظایف بیشتری را شناسایی کنید و با شما برای توسعه جریان‌های کاری شریک شوید.
سخن پایانی
یک سرویس دستیار اجرایی از راه دور مدیریت شده یک سرمایه‌گذاری بلندمدت در هر دو طرف رابطه با یک شرکت است. در مقابل، یک دستیار داخلی سرمایه‌گذاری در رابطه با یک فرد است. مرکز تماس همکال در این راستا می‌تواند با ارائه بهترین دستیاران مجازی برای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ علاوه بر اینکه در هزینه‌های جاری شرکت‌ها صرفه‌جویی به همراه داشته باشید، کیفیت بالای خدمات خود را نیز به شما نشان دهد.
